Bagaimana Memulai Program Bimbingan (Mentoring Program)

Daftar Isi

Manajer sering bertanya kepada kandidat, pekerjaan apa yang mereka lihat akan mereka lakukan dalam lima tahun. Namun, jika Anda tidak bertanya pada diri sendiri, “bagaimana organisasi kita akan membantu orang-orang ini mencapainya?”

Anda tidak melakukan bagian Anda dalam mengembangkan keterampilan karyawan Anda. Kandidat yang baik ingin maju dan meningkat dalam pekerjaan mereka, jadi Anda perlu menjadikan program bimbingan sebagai bagian dari operasi normal perusahaan Anda.

Bagaimana cara memulai program bimbingan? Godaannya adalah menugaskan mentor dan mentee dan pergi. Selesai. Program bimbingan dimulai. Tapi itu cara yang tidak efektif. Ini hanya akan berhasil jika mentor membuatnya bekerja, dan orang-orang senior sibuk dan mungkin tidak suka jika Anda memasukkan mereka ke dalam program bimbingan.

Alih-alih, gunakan ide-ide ini untuk meningkatkan kemungkinan Anda mengembangkan program bimbingan yang positif dan berkontribusi.

Bagaimana Langkah - langkah Memulai "Mentoring Program"?

1. Identifikasi Tujuan dan Sasaran Dari Program Bimbingan

Hal ini penting untuk dilakukan sebelum memulai program bimbingan karena akan membantu Anda untuk menentukan siapa saja yang akan diikutsertakan dalam program dan apa yang ingin dicapai.

Tujuan dari program bimbingan dapat berupa peningkatan kompetensi, pengembangan karir, atau peningkatan kualitas kerja. Sasaran dari program bimbingan dapat berupa karyawan baru, karyawan yang akan dinaikkan pangkat, atau karyawan yang memiliki potensi untuk menjadi pemimpin di masa depan.

2. Buat Rencana Kerja yang Detail

Ini harus mencakup jadwal, metode bimbingan, dan tujuan yang ingin dicapai. Rencana kerja harus disesuaikan dengan tujuan dan sasaran dari program bimbingan. Jadwal bimbingan harus ditentukan dengan baik agar sesuai dengan kesibukan para peserta. Metode bimbingan harus dipilih dengan hati-hati agar sesuai dengan tujuan dari program.

3. Tentukan Mentorship untuk Karyawan Anda

Anda tidak dapat meminta orang untuk berpartisipasi dalam program yang tidak mereka pahami.

Apa yang terjadi jika seorang karyawan menjadi mentor ?
Apa yang diharapkan dari para mentee, karyawan yang bekerja dengan seorang mentor?
Apa tujuan dari program bimbingan?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini bergantung pada sifat bisnis Anda dan orang-orang yang terlibat. Anda mungkin ingin program bimbingan Anda mempersiapkan karyawan untuk pekerjaan tertentu di masa depan. Dalam hal ini, Anda akan menginginkan program mapan yang mendefinisikan apa yang Anda ingin orang pelajari dan bagaimana mentor perlu berinteraksi.

Anda mungkin menginginkan sebuah program di mana mentor secara langsung membantu karyawan untuk mencapai tujuan mereka sendiri, apakah itu membawa mereka menaiki tangga di perusahaan atau keluar dari pintu.

Anda mungkin berpikir bahwa program yang terakhir hanya membuang-buang waktu karena Anda tidak mempersiapkan karyawan untuk kebutuhan bisnis Anda, namun sebenarnya, Anda mungkin merasa berguna.

Karyawan Anda akan tahu bahwa Anda mendukung dan menghormati mereka. Ini akan membuat mereka lebih bahagia dan lebih puas dengan pekerjaan mereka saat ini. Selain itu, mereka akan melihat bahwa tidak apa-apa untuk jujur. Akibatnya, jika bakat dan keterampilan mereka mulai mengarah ke arah yang berbeda, Anda akan mengetahuinya dan mungkin mempertahankan karyawan yang seharusnya hilang.

4. Pilih Mentor Anda

Meskipun tergoda untuk mengatakan, "Setiap orang yang memiliki jabatan Direktur atau lebih tinggi sekarang menjadi mentor," itu bukanlah jalan yang terbaik.

Pertama-tama, tidak semua orang ingin menjadi seorang mentor dan memaksa seorang manajer senior untuk menjadi mentor adalah kontra-efektif dan tidak adil bagi mentee. Tidak ada yang suka harus bekerja dengan dan mendengarkan manajer senior yang membenci bimbingan yang ditugaskan.

Sebaliknya, Anda ingin mendorong sukarelawan, dan Anda mungkin tidak ingin membatasi program bimbingan untuk orang-orang tingkat tinggi.

Sementara orang senior diperlukan untuk membantu manajer menengah tumbuh dan berkembang, manajer menengah yang sama itu adalah pilihan positif untuk membantu analis baru tumbuh dan berkembang. Anda menginginkan orang-orang yang antusias dengan program bimbingan.

Ya, Anda mungkin harus meyakinkan, tetapi ketika Anda memulai program bimbingan Anda, Anda ingin itu berhasil. Jika Anda memiliki putaran pertama yang sukses, maka orang lain akan ingin bergabung untuk putaran selanjutnya.

5. Pilih Mentee Anda

Sekali lagi, Anda menginginkan sukarelawan, tetapi Anda mungkin memiliki lebih banyak sukarelawan daripada yang Anda butuhkan atau dapat diakomodasi. Jadi, Anda harus memutuskan bagaimana Anda akan memprioritaskan karyawan. Pada awalnya, Anda mungkin ingin membatasi peserta program untuk orang-orang yang sudah berperingkat tinggi, atau orang-orang dalam satu departemen.

Namun Anda memutuskan untuk mendekati memilih mentee baik-baik saja, selama Anda membuat keputusan yang adil dan transparan. Pastikan grup Anda tidak menyukai grup tertentu. Program bimbingan khusus wanita atau orang kulit berwarna dapat bertentangan dengan undang-undang diskriminasi federal.

Tetapkan Aturan Anda untuk Program Bimbingan

1. Seberapa Sering Mentor dan Mentee Diharapkan Bertemu?

Sekali sebulan? Lagi? Sekali lagi, ini tergantung pada tujuan Anda, kebutuhan Anda, dan kebutuhan pasangan individu. Seseorang yang bepergian secara ekstensif akan mengalami lebih banyak kesulitan untuk menentukan tanggal dan waktu daripada seseorang yang bekerja dengan jadwal pukul 9:00 hingga 5:00.

Pastikan bahwa peserta mengerti tujuan dari program dan apa yang diharapkan dari mereka. Sosialisasi program bimbingan harus dilakukan dengan baik agar para peserta dapat memahami apa yang diharapkan dari mereka dan apa yang akan mereka dapatkan dari program ini.

2. Bagaimana Anda Akan Menangani Kerahasiaan?

Dalam hubungan mentor/mentee yang baik, pasangan saling percaya dan mentee dapat datang ke mentor dengan pertanyaan dan kekhawatiran tentang pekerjaan mereka. Mentor memahami bahwa percakapan ini dilakukan secara rahasia.

Jika mentee berkata, "Saya benar-benar bergumul dengan X," mentor harus membantunya dengan keterampilan itu daripada mengirimkan email yang mengatakan, "Emily tidak mampu melakukan X."

Ada dua pengecualian untuk kerahasiaan. Salah satunya adalah faktor-faktor yang mempengaruhi program mentorship yang disepakati kedua belah pihak harus dibagi.

Yang kedua adalah isu-isu yang melanggar hukum atau kebijakan perusahaan. Jika seorang mentee mengatakan, "Bos saya melecehkan saya secara s3ksual," mentor harus memastikan bahwa mentee melaporkan masalahnya atau dia harus melaporkannya sendiri.

Karena hubungan hirarkis antara mentor/mentee, begitu mentor mengetahui tentang perilaku ilegal tersebut, perusahaan bertanggung jawab jika mereka tidak melaporkannya kepada orang yang tepat dan mengikuti pedoman perusahaan.

Bagaimana dengan Masalah Pria Enggan Menjadi Mentor Wanita?

Ada anggapan bahwa pria ragu untuk membimbing wanita, terutama wanita yang lebih muda, karena takut akan tuduhan yang tidak berdasar. Anda dapat menghilangkan kekhawatiran mereka, tetapi pendekatan itu mengabaikan kekhawatiran yang sah.

Anda dapat mengambil atau memerlukan beberapa tindakan untuk meredakan ketakutan ini—dan ketakutan wanita yang mungkin merasa tidak nyaman bertemu dengan pria yang lebih tua dan tidak dikenal secara langsung.

Anda dapat menetapkan dua mentee untuk setiap mentor. Anda dapat mewajibkan semua rapat diadakan di tempat umum—kantin, restoran, atau ruang konferensi dengan jendela dan pintu terbuka. Perhatikan bahwa jika aturan Anda adalah tidak ada rapat tertutup, Anda harus memintanya dari semua peserta, tidak hanya dari pasangan pria/wanita.

Anda bisa memberikan pelatihan agar masyarakat mengerti apa itu pelecehan seksual. Ingat, orang-orang dari generasi yang berbeda memiliki pandangan yang berbeda. Orang yang baru saja lulus dari perguruan tinggi percaya pada persetujuan afirmatif.

Jika seseorang tidak bertanya terlebih dahulu, itu adalah perilaku yang tidak pantas. Seorang karyawan Generasi X dibesarkan dengan tidak berarti tidak—tidak apa-apa untuk bergerak, dan jika orang tersebut tidak menolak Anda, tidak apa-apa.

Anda memang membutuhkan aturan ketat terhadap hubungan romantis antara pasangan mentor/mentee, tetapi melakukan pelatihan tambahan dapat membantu peserta merasa nyaman.

Memulai program bimbingan Anda memang sulit, tetapi begitu Anda menjalankan program bimbingan Anda, itu akan menguntungkan bisnis dan karyawan Anda.

Pastikan untuk melakukan evaluasi secara teratur untuk mengetahui seberapa efektif program ini dan apakah perlu dilakukan perubahan. Evaluasi harus dilakukan secara teratur untuk mengetahui kemajuan para peserta dan apakah program ini dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Pastikan untuk mengevaluasi kemajuan para mentee dan memberikan feedback yang tepat untuk membantu mereka mencapai tujuan yang telah ditentukan.

FAQ

Apa Tujuan dari Program Bimbingan?

Program bimbingan bertujuan untuk membantu para mentee dalam meningkatkan kompetensi, pengembangan karir, dan peningkatan kualitas kerja. Mentee akan dibimbing oleh mentor yang berpengalaman dan memiliki kualifikasi yang sesuai dengan tujuan program.

Siapa Saja yang Dapat Mengikuti Program Bimbingan?

Program bimbingan dapat diikuti oleh karyawan baru, karyawan yang akan dinaikkan pangkat, atau karyawan yang memiliki potensi untuk menjadi pemimpin di masa depan.

Bagaimana Cara Mengajukan Diri Untuk Mengikuti Program Bimbingan?

Untuk mengajukan diri mengikuti program bimbingan, karyawan dapat mengirimkan surat permohonan kepada pihak HR atau bagian yang bertanggung jawab terkait program bimbingan.

Bagaimana Proses Seleksi Peserta Program Bimbingan?

Proses seleksi peserta program bimbingan meliputi evaluasi kualifikasi, pengalaman, dan potensi dari para karyawan yang mengajukan diri. Pihak HR atau bagian yang bertanggung jawab akan melakukan seleksi dan menentukan siapa yang akan diikutsertakan dalam program.

Berapa Lama Durasi dari Program Bimbingan?

Durasi program bimbingan dapat berbeda-beda tergantung pada tujuan dan sasaran dari program. Namun, program bimbingan umumnya berlangsung selama beberapa bulan hingga setahun.

Bagaimana Cara Mengevaluasi Kemajuan dari Program Bimbingan?

Kemajuan dari program bimbingan akan dievaluasi secara teratur melalui tes, observasi, atau wawancara. Feedback juga akan diberikan oleh mentor kepada mentee untuk membantu mentee dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan.