Contoh Prosedur (SOP) Pelatihan Karyawan Di Perusahaan

 

image via freepik

Dalam sebuah perusahaan yang sudah menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001, maka di perlukan adanya sebuah pedoman tentang fungsi, tugas, tanggung jawab dan wewenang di antara divisi yang ada di dalam perusahaan tersebut. Artinya untuk mengatur dan memperjelas hal tersebut perlu adanya Standart Operating Procedure (SOP).

Salah satu departemen atau divisi dalam perusahaan tersebut adalah departemen HRD, dimana dalam departemen HRD terdapat beberapa divisi, diantaranya divisi GA, Recruitmen, PSDM (Pengembangan Sumber Daya Manusia), Payroll dan K3.

Pada artikel kali ini saya akan membagikan sebuah contoh prosedur yakni Prosedur Pelatihan Karyawan yang bisa menjadi contoh untuk Anda. Prosedur ini mengacu pada pedoman mutu ISO 9001:2015 klausul 7.1.2 Kompetensi. Perlu diketahui bahwa salah satu perbedaan antara ISO 9001:2015 dengan ISO 9001 versi sebelumnya adalah adanya penambahan klausul tentang performa indikator dan dampak resiko.

Contoh prosedur tersebut adalah sebagai berikut:

1. TUJUAN

Menjamin pelatihan yang dilakukan berjalan efektif sehingga karyawan, atasan serta organisasi merasakan adanya perubahan yang signifikan setelah karyawan mengikuti training.

2. RUANG LINGKUP

Mencakup kegiatan training yang diadakan secara internal dan eksternal bagi seluruh karyawan PT. AGS

3. REFERENSI

ISO 9001:2015, Klausul 7.1.2. Kompetensi

4. DEFINISI

Training adalah sebuah proses sistematis yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan dan ketrampilan karyawan sehingga berdampak pada meningkatnya kinerja organisasi.

5. PERFORMA INDIKATOR DAN DAMPAK RESIKO

5.1 Performa Indikator

5.1.1 Hasil evaluasi training dengan nilai standard minimal 70.

5.1.2 Meningkatkan kemampuan , ketrampilan kinerja karyawan setelah mengikuti training.

5.2 Dampak Resiko

5.2.1 Materi training tidak dapat dipahami dan dikuasai oleh peserta training dengan baik.

5.2.2 Tidak tercapainya tujuan training yaitu tidak meningkatnya kemampuan dan ketrampilan

Karyawan.

6. TANGGUNGJAWAB

6.1. HRD bertanggung jawab :

6.1.1. Menganalisa kebutuhan training dan membuat kalender training tahunan.

6.1.2. Menindaklanjuti program training ekternal dan internal yang diajukan setiap departemen

yang sudah disetujui manajemen.

6.1.3. Melaksanakan proses training, melakukan evaluasi pelaksanaan training dan evaluasi

hasil training setelah periode tertentu.

6.2. Setiap Departemen / Bagian bertanggungjawab :

6.2.1. Memberikan data kritera dan evaluasi kompetensi karyawan pada bagiannya kepada HRD.

6.2.2. Karyawan pada bagiannya dapat mengikuti program training dari HRD yang dijadwalkan.

6.2.3. Melakukan evaluasi hasil training karyawan pada bagiannya setelah pelaksanaan training.

7. RINCIAN PROSEDUR

7.1 HR menganalisa kebutuhan training berdasarkan hasil evaluasi KPI dan kriteria kompetensi. Hasil analisa kebutuhan training ini dibuat dalam bentuk kalender training selama 1 tahun.

7.2 Di dalam kalender tersebut, sudah tertera peserta yang wajib mengikuti training dan ketentuan apakah training diadakan secara internal atau eksternal.

7.3 Untuk pengajuan training yang melibatkan vendor eksternal, karyawan wajib mengajukan internal memo kepada direktur agar training dapat dilakukan dengan segera.

7.4 HRD membuat undangan training minimal 2 hari sebelum pelaksanaan pelatihan dan sudah menyiapkan peralatan dan dokumen kebutuhan training.

7.4.1 Peralatan training misalnya handout materi, peralatan ice breaking, speaker, setting ruangan, dan sebagainya.

7.4.2 Dokumen kebutuhan training misalnya berupa Form Daftar Hadir, Form Evaluasi Trainingatau laporan sharing knowledge

7.5 Jika terdapat karyawan yang tidak hadir saat pelatihan, maka karyawan tersebut wajib meminta ijin kepada kepala departemennya. Jika tidak meminta ijin, maka karyawan wajib mengikuti program training berikutnya.

7.6 Hasil atau evaluasi pelatihan dilihat dari jenis pelatihan yang dijalankan

7.6.1 Jika yang dijalankan berupa training untuk meningkatkan teknikal skill, maka yang dievaluasi adalah kompetensi karyawan yang bersangkutan

7.6.2 Jika yang dijalankan berupa training untuk meningkatkan soft skill, maka evaluasi dilakukan berdasarkan penilaian internal trainer dan user.

7.7 Hasil evaluasi karyawan yang belum mencapai nilai standard 70, maka karyawan wajib mengikuti program training yang sama di batch berikutnya.

7.8 Pelaksanaan evaluasi hasil training dilakukan minimal 2 bulan setelah training menggunakan Form Evaluasi Training untuk melihat perubahan antara sebelum dan sesudah training. Evaluasi hasil training dilakukan oleh bagian HRD dengan bagian terkait dan jika perubahan belum sesuai harapan , karyawan yang bersangkutan dijadwalkan ulang untuk dapat mengikuti proses training berikutnya.

8. LAMPIRAN

8.1 Form Evaluasi Training ( Setelah Periode Tertentu )

8.2 Form daftar hadir

8.3 Form Evaluasi Training

8.4 Daftar kompetensi karyawa

Itulah contoh Prosedur Pelatihan Karyawan. Semoga contoh ini bermanfaat dan bisa menjadi salah satu referensi Anda dalam menyusun prosedur tentang pelatihan karyawan.

Silahkan berkunjung ke blog saya di www.motivasitips.com untuk membaca artikel - artikel menarik tentang motivasi hidup, motivasi sukses, tips pengembangan diri dan sebagainya.

Share :