Bagaimana Pendelegasian yang Efektif? Simak 4 Langkahnya Berikut Ini

Dalam beberapa postingan artikel sebelumnya saya telah cukup banyak membahas terkait dengan pendelegasian yang efektif ini. Jika Anda mengikuti saran saya, Anda sekarang harus memiliki daftar tugas yang ingin Anda berikan.

Masuk akal jika saya sekarang mengungkapkan beberapa prosedur dasar yang akan menjamin keberhasilan upaya pendelegasian Anda.

1. Pilih "delegasi" yang sesuai

Periksa pekerjaan dan cari tahu kemampuan apa yang dibutuhkan. Pendelegasian berjalan jauh lebih lancar jika individu yang Anda delegasikan memiliki keahlian yang tepat untuk pekerjaan itu.

Jika Anda tidak memiliki kandidat yang memiliki semua keterampilan yang Anda butuhkan, pilih mana yang paling penting (kemampuan analitis, perhatian terhadap detail, dan keterampilan komunikasi) dan cocokkan dengan mereka.

Salah satu manfaat pendelegasian adalah kesempatan untuk membantu seseorang dalam berkembang dan berkembang.

Tidak mungkin Anda akan pernah memiliki kandidat yang dapat Anda berikan sesuatu tanpa harus melatih atau melatih mereka.

Belajar untuk memberdayakan rekan kerja Anda, di sisi lain, akan memberikan hasil yang baik ketika kepercayaan diri mereka meningkat seiring dengan kemampuan mereka, pendelegasian menjadi lebih mudah dan lebih mudah, dan daftar "Berhenti Melakukan" Anda bertambah panjang.

2. Spesifik tentang harapan Anda

Saat menugaskan tugas, sespesifik mungkin tentang hasil yang Anda antisipasi, dan memenuhi harapan Anda sebanyak mungkin. Anda setidaknya harus mengomunikasikan "apa" dan "kapan". "Saya perlu tagihan ini dimasukkan ke database saya besok jam 5 sore," misalnya.

Kemudian mulailah menambahkan ketentuan ke permintaan Anda, seperti "Periksa kembali apakah kategori pengeluaran sudah benar, dan jika Anda tidak yakin, tanyakan kepada saya dan saya akan mengklarifikasi untuk Anda karena saya ingin laporannya akurat."

Saya mengusulkan agar Anda memberikan informasi tentang "mengapa" suatu tugas di samping "apa" dan "kapan" tugas itu.

"Saya perlu laporan ringkasan bulanan selesai jam 5 sore besok karena saya ada pertemuan dengan klien X keesokan paginya dan memerlukan informasi, jadi sangat penting saya memilikinya," misalnya. Kita sering menganggap bahwa orang-orang menyadari harapan kita.

Namun, jika Anda memulai pekerjaan baru, itu biasanya harapan yang tidak masuk akal. Jadi, luangkan beberapa saat untuk mempertimbangkan apa yang Anda butuhkan untuk berkomunikasi untuk menghemat banyak waktu dan kemungkinan pengerjaan ulang bagi Anda berdua.

3. Tentukan tingkat pengawasan yang tepat

Tidak seorang pun ingin bekerja untuk seorang manajer mikro, tetapi beberapa bos terlalu menyendiri saat tidak diperlukan. Catat tingkat keterampilan dan pengalaman karyawan Anda, dan ubah tingkat pengawasan Anda sesuai dengan itu.

Anda mungkin ingin check-in lebih sering beberapa kali pertama mereka menangani tugas yang sulit. Saat keahlian dan kepercayaan diri mereka tumbuh dari waktu ke waktu, Anda mungkin dapat mengurangi keterlibatan Anda setelah beberapa bulan.

4. Berikan umpan balik yang sering dan bermanfaat

Sesekali, kita menjadi sangat beruntung dan memiliki seseorang di pihak kita yang menyelesaikan semuanya dengan benar pertama kali. Namun, keadaan itu tidak sering terjadi. Namun, dengan menawarkan komentar yang relevan, kami dapat membantu orang tersebut mencapai keunggulan.

Beri tahu mereka dengan tepat apa yang mereka lakukan dengan baik ("Ketepatan Anda luar biasa.") Saya jarang, jika pernah, dapat menemukan kekurangan dalam pekerjaan Anda. Pertahankan."), dan di mana mereka dapat meningkatkan ("Saya benar-benar membutuhkan laporan rekap bulanan Perusahaan X yang dilakukan kemarin.

Pagi ini, saya mengadakan pertemuan dengan mereka dan tidak dapat menawarkan informasi terbaru kepada mereka. Itu menyoroti kinerja saya secara negatif. Saya ingin Anda memberi tahu saya jika Anda tidak dapat mencapai tenggat waktu yang telah saya tetapkan untuk Anda. "Apakah Anda bersedia melakukan itu?")

Teknik yang paling efektif untuk meningkatkan kinerja adalah dengan memberikan yang spesifik, komentar yang membangun. Bahkan jika Anda memiliki karyawan "bintang", Anda harus memberikan umpan balik untuk memastikan bahwa mereka terus bekerja di tingkat yang tinggi.

Berusahalah untuk memberikan umpan balik yang lebih positif. Staf Anda akan ragu-ragu untuk berbicara dengan Anda jika satu-satunya waktu Anda memberikan umpan balik adalah ketika Anda tidak senang.

Ikuti langkah-langkah mudah ini untuk memulai pendelegasian. Anda akan merasa lebih percaya diri dalam menambahkan daftar "Stop Doing" Anda saat keterampilan delegasi Anda meningkat.

Kemudian curahkan waktu Anda untuk sesuatu yang jauh lebih bermanfaat bagi perusahaan Anda atau jauh lebih menyenangkan bagi Anda.