Tujuan, Keuntungan Dan Kerugian Exit Interview

credit image:freepik.com

Tujuan, Keuntungan Dan Kerugian Exit Interview - Definisi dan pengertian wawancara keluar atau Exit interview adalah pertemuan formal terakhir antara Manajemen dan karyawan yang meninggalkan perusahaan, anggota dan asosiasi dan lembaga pendidikan dan siswa.

Exit interview merupakan pertemuan penutup terakhir dan dilakukan untuk mengumpulkan umpan balik yang berguna untuk menjadi masukan penting bagi perusahaan dalam meningkatkan praktik di masa mendatang serta meningkatkan retensi dan perekrutan karyawan.

Kapan Exit Interview Di Lakukan?

Sebuah wawancara keluar (exit interview) harus dilakukan ketika karyawan sudah tidak lagi aktif terlibat dalam aktivitas kerja perusahaan, dan hanya ada beberapa hari kerja tersisa di perusahaan. Ini adalah waktu penting bagi perusahaan sebelum karyawan tersebut pergi meninggalkan perusahaan.

Exit interview dianggap sebagai kesempatan belajar bagi pihak yang berkepentingan yang mencari pandangan yang terbuka dan jujur tentang masalah yang terkait dengan pekerjaan.

Dalam dunia bisnis, wawancara semacam itu dilakukan oleh Manajemen atau Personalia (Sumber Daya Manusia) baik secara langsung, melalui email, telepon, atau survei online.

Metode interaktif melalui pertemuan tatap muka adalah media yang paling disukai oleh semua orang karena orang yang diwawancarai dapat menjawab pertanyaan lanjutan melalui informasi yang mendalam.

Informasi yang diperoleh dapat digunakan untuk menilai pro dan kontra dari tindakan mereka dan memutuskan apa yang harus diubah, diperbaiki, atau dibiarkan apa adanya.

Selain itu, hasilnya juga dapat digunakan untuk mengurangi pergantian karyawan (turnover), biaya tinggi terkait pergantian karyawan, meningkatkan keterlibatan dan produktivitas. Setiap organisasi dapat menyesuaikan sesuai dengan kebutuhan mereka.

Berikut ini adalah 6 hal penting terkait dengan exit interview, antara lain:

1. Persepsi Orang Yang Akan Pergi

Tujuannya adalah untuk mendapatkan opini (pendapat) yang jujur dan terbukadan informasi yang tak ternilai tentang bagaimana seseorang berada di ambang waktu untuk meninggalkan pandangan mereka tentang perusahaan Anda dan mengapa dia ingin meninggalkannya.

2. Selesaikan Masalah

Exit interview adalah kesempatan untuk melampiaskan keluhan Anda sehingga menjadi lebih mudah untuk menyelesaikan masalah dan mencegah orang meninggalkan kesan yang buruk bagi perusahaan.

3. Mengidentifikasi Tren Yang Merepotkan

Melacak wawancara keluar (exit interview) dan mengevaluasi hasilnya. Menjadi mudah untuk mengidentifikasi pola dan tren serupa dari waktu ke waktu untuk mengetahui dan menentukan alasan mengapa mereka meninggalkan perusahaan

4. Mendapatkan Persepsi Manajemen

Tujuannya adalah untuk menanyakan tentang persepsi individu terkait dengan Manajemen perusahaan. Ini akan memberikan gambaran kepada perusahaan tentang kekurangan mereka sehingga mereka dapat mengambil tindakan korektif di masa depan.

5. Pewawancara Penting

Exit interview tidak boleh dilakukan oleh orang yang telah melakukan kontak langsung dengan individu tersebut. Ini akan menjaga dan memungkinkan dia untuk menyuarakan pikirannya tanpa ada rasa sungkan dan canggung.

6. Mencegah Perputaran (Turnover)

Tujuannya adalah untuk mencegah perputaran (turnover) di masa depan dan meminimalkan biaya terkait dengan perekrutan karyawan baru.

Keuntungan Exit Interview

Memungkinkan mengetahui mengapa seseorang meninggalkan perusahaan Anda
Wawancara keluar adalah ukuran hemat biaya karena perusahaan sudah memiliki tim SDM yang dapat melakukan wawancara serta menghemat waktu dan uang perusahaan
Wawancara keluar mendorong niat baik untuk urusan apa pun di masa mendatang. Ini meninggalkan pintu terbuka jika ada peluang di masa depan untuk kembali ke perusahaan.
Ini membantu organisasi dengan meningkatkan laba rugi dalam laporan keuangan. Ini karena perusahaan dapat meminimalkan perputaran dan biaya terkait pelatihan dan perekrutan anggota staf baru.
Di dunia profesional, Anda dapat menemukan orang-orang yang Anda tinggalkan. Penting untuk meninggalkan catatan yang baik dan menjaga hubungan yang bersahabat sehingga tidak ada kecanggungan jika Anda bertemu mereka di masa depan.
Terus terang tentang pengalaman Anda akan membantu perusahaan dalam meningkatkan area tersebut, dan itu akan terbukti bermanfaat bagi karyawan lainnya.
Itu membuktikan sumber umpan balik yang menunjukkan gambaran jujur dari sudut pandang karyawan
Dapat membantu perusahaan dalam mengungkap masalah serius seperti kekerasan, diskriminasi, dan pelecehan.
Ini memberikan wawasan tentang persyaratan pelatihan, Onboarding, dan kebijakan perekrutan
Organisasi dapat menilai budaya dan lingkungan di ruangnya dengan bantuan informasi dari wawancara keluar
Ini memberi rasa penutupan kepada karyawan karena ia dapat mengikat setiap tujuan yang longgar dengan percakapan yang terus terang dan sikap yang jujur.

Kerugian

Proses ini terbukti membuang-buang waktu jika karyawan takut putus asa.
Kadang-kadang seorang karyawan berpikir bahwa karena dia akan segera pergi, dia mengatakan terlalu banyak. Hal ini dapat menyebabkan penyesalan dan masalah di kemudian hari ketika Anda harus berurusan dengan perusahaan dari sisi lain.
Kesempatan jembatan yang rusak lebih besar daripada memperbaiki pagar dalam wawancara keluar.
Jika seorang karyawan yang keluar memiliki perasaan negatif yang kuat, wawancara keluar bisa berubah menjadi medan perang dengan banyak kata-kata panas.
Jika perusahaan tidak memiliki tim yang tepat untuk evaluasi nanti dan tindakan korektif, wawancara keluar tidak lain adalah formalitas dan dapat terbukti mahal dan tidak berarti dalam jangka panjang.

Tips Untuk Wawancara Yang Produktif

Penting untuk melakukan wawancara keluar dengan karyawan yang meninggalkan perusahaan secara sukarela karena mereka akan mencoba memberikan pendapat yang jujur. Karyawan yang keluar karena pemutusan hubungan kerja dan PHK akan memiliki banyak keluhan di dalamnya dan akan memiliki sudut pandang yang bias dan berwarna.

Tidak berdasar untuk memiliki asumsi yang terbentuk sebelumnya tentang alasan seseorang meninggalkan perusahaan. Beri dia ruang dan kesempatan yang diperlukan agar dia dapat berbicara dengan terus terang.

Melakukan wawancara dengan karyawan yang meninggalkan formulir merupakan langkah positif ke arah yang benar tetapi tidak menjadikannya wajib. Jika dia merasa tidak nyaman, jangan paksakan masalah tersebut.

Pastikan bahwa semua orang mengetahui bahwa ini sangat rahasia, dan tidak akan ada kebocoran. Ini akan memastikan kerja sama yang lebih baik dan percakapan yang jujur.

Coba kirimkan kuesioner standar sebelum wawancara yang membahas pertanyaan seperti kompensasi, manajemen, budaya, dan lingkungan di kantor, peluang pertumbuhan, fasilitas, dan manfaat. Kemudian gunakan bantuan survei / kuesioner ini untuk memandu wawancara keluar ke arah yang benar.

Bagikan informasi dengan manajemen puncak sehingga perusahaan dapat membuat perubahan yang diperlukan selama proses perekrutan, perencanaan, bimbingan, dan retensi.

Metode Pelaksanaan, Pro Dan Kontra

Metode Pelaksanaan

Ada beberapa metode untuk melakukan wawancara keluar, dan beberapa yang paling populer dijelaskan di bawah ini bersama dengan pro dan kontra

1. Tatap Muka

Diperkirakan lebih dari 70% wawancara keluar dilakukan secara tatap muka secara internal melalui manajer atau departemen Sumber Daya Manusia.

Pro (Mendukung)

Memberikan sentuhan pribadi dan membuat orang tersebut nyaman sehingga dia dapat berbagi pengalamannya secara terus terang.
Pewawancara dapat menyelidiki dengan mengajukan pertanyaan lanjutan.
Ekspresi dan nuansa pada wajah orang yang diwawancarai memberikan petunjuk yang sebenarnya kepada pewawancara tentang perasaannya.
Setelah tingkat kenyamanan ditetapkan, menjadi lebih mudah untuk membagikan data yang aktual dan akurat.

Kontra (Menentang)

Karyawan dapat takut untuk berbagi informasi negatif dalam percakapan tatap muka.
Ini adalah proses yang memakan waktu yang membutuhkan banyak waktu dan energi.
Melacak informasi secara lisan adalah tugas yang mustahil. Anda memerlukan berbagai alat dan sumber daya yang dapat terbukti mahal bagi organisasi.

2. Telepon

Seperti namanya, wawancara keluar melalui telepon dilakukan melalui telepon oleh pihak ketiga atau perwakilan SDM.

Pro (Mendukung)

Dimungkinkan untuk mencatat dan memasukkan data dan informasi dalam sistem pelacakan yang sesuai saat melakukan wawancara.
Dapat dengan mudah menyelidiki dan mengajukan pertanyaan lanjutan.
Apakah setiap hari lebih mudah untuk menjadwalkan.
Tingkat penyelesaian adalah yang tertinggi dalam wawancara telepon.

Kontra (Menentang)

Mahal jika dilakukan oleh konsultan luar atau pihak ketiga.
Orang yang diwawancarai ragu-ragu untuk membagikan informasi sensitif melalui telepon.
Membuktikan memakan waktu jika wawancara dilakukan oleh perwakilan HR.

3. Kertas Dan Pensil (Survey)

Wawancara kertas dan pensil juga dikenal sebagai survei dan dilakukan dengan bantuan formulir yang diserahkan atau dikirimkan kepada orang tersebut.

Pro (Mendukung)

Menghemat waktu organisasi dibandingkan dengan jenis wawancara lain.
Lebih mudah untuk berbagi keprihatinan dan keluhan di atas kertas daripada tatap muka atau melalui telepon.

Kontra (Menentang)

Pengembalian formulir survei sangat sedikit.
Ini adalah waktu Proses, mengkonsumsi dan membutuhkan sumber daya tambahan untuk mengkompilasi, melacak, mengajukan dan menangani data yang relevan.

4. Online

Sejak tahun 2010, semakin banyak perusahaan yang menggunakan metode online.

Pro (Mendukung)