Terlalu Banyak Meeting Di Kantor? Bagaimana Menjaga Produktivitas Kerja Tetap Optimal?

Apakah Anda merasa kalau tempat kerja Anda memiliki kebiasaan untuk mengadakan pertemuan bahkan untuk sekedar membicarakan sebuah masalah yang kecil setiap hari? Jika Iya, Anda tidak sendirian. Banyak karyawan yang mengeluh karena terlalu banyak waktu yang di habiskan untuk mengadakan pertemuan setiap harinya sehingga membuat mereka menjadi tidak produktif.

Jika Terlalu Banyak Meeting Di Kantor? Bagaimana Menjaga Produktivitas Kerja karyawan?

Sebuah penelitian yang diterbitkan oleh MIT Sloan Management review mengungkapkan bahwa rata-rata, karyawan menghabiskan waktu hingga enam jam dalam seminggu hanya di ruang meeting saja. Penelitian tersebut juga mengatakan bahwa semakin besar organisasi atau perusahaan Anda, maka semakin banyak pertemuan yang mungkin Anda harus jadwalkan.

Pro Dan Kontra Meeting Di Tempat Kerja

Di satu sisi, pertemuan atau meeting di tempat kerja dapat menjadi sebuah cara yang sangat efektif jika peserta memiliki gagasan dan ide yang jelas tentang tujuan mereka dan juga menikmati aspek sosial bekerja sama dengan rekan untuk memecahkan masalah. Di bagian lain, terlalu banyak meeting dapat menyebabkan rendahnya tingkat produktivitas kerja karyawan dan menyebabkan rasa frustrasi, yang dapat berdampak pada kepuasan kerja. Bagaimana sebuah perusahaan dapat menyeimbangkan antara kerja dan bekerja sama?

Mulailah dengan meminta pendapat dari karyawan jika mereka merasa kewalahan dengan jadwal meeting yang sering diadakan. Jika jawabannya adalah ya, mengevaluasi apakah ada sesuatu yang dapat Anda lakukan untuk membebaskan jadwal mereka. Bisakah mereka hanya ikut di beberapa meeting saja? Dapatkah salah satu dari meeting tersebut dibatalkan? Dengan melakukan evaluasi maka meeting yang diadakan tidak akan mengganggu produktivitas kerja mereka.

Beberapa orang karyawan selalu merasa tidak suka dengan adanya meeting di kantor. Tapi kenapa? Sekelompok peneliti dari Harvard Business School dan Boston University, setelah mempelajari lebih dari 1.000 pemimpin, menemukan bahwa pertemuan umumnya tidak disukai karena tiga alasan yang sama, yaitu:

Peserta meeting terlalu banyak
Waktu kerja mereka berkurang
Mereka diperlakukan dengan buruk

Cara Mengontrol Meeting

Selain menghilangkan hal - hal yang sepele, Anda juga dapat mengadakan pertemuan pendahuluan sekitar 30 menit atau kurang untuk mematangkan konsep pembahasan meeting yang sesungguhnya. Dengan berbagi agenda terlebih dahulu dan membiarkan karyawan melewatkan pertemuan yang tidak berhubungan dengan mereka. Dalam kebanyakan kasus, pertemuan satu-satu mungkin akan lebih menguntungkan daripada mengumpulkan sekelompok karyawan ke dalam satu ruangan, di mana hanya beberapa orang saja yang berbicara.

Anda mungkin ingin membuat sebuah pengecualian untuk meeting staf mingguan atau bulanan, terutama ketika update dari perusahaan yang penting, informasi klien atau laporan pendapatan perusahaan yang akan dibahas. Jenis pertemuan seperti ini akan efektif jika menggunakan layanan web meeting, yang memungkinkan karyawan untuk mendengarkan sementara mereka bisa terus bekerja. Selain itu, pertimbangkan untuk merekam pertemuan tersebut supaya bisa ditonton di waktu senggang mereka sehingga tidak mengganggu produktivitas kerja mereka.

Membuat Rapat Manajer

Bagi seorang manajer, rapat atau meeting adalah sebuah rutinitas yang tidak dapat dihindari. Pertemuan dengan kelompok orang yang lebih besar adalah inti dari pekerjaan mereka, baik dengan karyawan atau klien, atau terkadang kombinasi keduanya. Bahkan rapat dengan manajemen untuk memberikan laporan kepada dewan direksi perusahaan.

Seorang Manajer harus selalu memiliki agenda pertemuan atau rapat yang tepat. Dan setelah mereka melaporkan apa yang mereka butuhkan, pertimbangkan untuk mempersingkat durasi meeting sehingga orang bisa kembali bekerja. Jika ada beberapa manajer di satu departemen, cukup dengan hanya mengirim satu atau dua wakil untuk sebuah pertemuan besar, dan itu akan memungkinkan sisanya untuk briefing kepada bawahannya. Selama pertemuan itu sendiri, manajer yang hadir dapat menggunakan haknya untuk menyampaikan pertanyaan atau pendapat mewakili mereka yang tidak hadir.

Ketika Anda sedang berhadapan dengan terlalu banyak agenda meeting dan pertemuan, sangat penting bahwa masing-masing memiliki tujuan yang diidentifikasi sebelumnya. Dan jika tidak dapat mengatasi masalah melalui telepon, melalui pesan teks atau melalui rapat jarak jauh, maka mungkin perlu mengadakan pertemuan secara langsung. Mengidentifikasi apa yang menjadi urgensi dan tujuan pertemuan dan apa yang dapat membantu karyawan Anda supaya menjadi lebih produktif di tempat kerja.

Itulah artikel tentang Menjaga Produktivitas Kerja, semoga bermanfaat untuk Anda.