Contoh Surat Resmi Bahasa Indonesia

credit:instagram@indriastuti2305

Bagaimana contoh surat resmi bahasa Indonesia? Manusia adalah makhluk sosial yang tentunya saling membutuhkan satu sama lain dan hidup dalam suatu masyarakat yang membentuk satu kesatuan, untuk menjamin kehidupannya setiap manusia memerlukan pekerjaan dan kemampuan berkomunikasi. Hal tersebut dapat dilakukan secara lisan maupun secara tertulis.

Tinggal di Negara Indonesia yang mayoritas penduduknya berbahasa Indonesia, penggunaan bahasa Indonesia di berbagai keperluan tentunya bukan sesuatu yang mencengangkan, termasuk dalam membuat sebuah surat resmi.

Surat resmi yang dibuat pun menggunakan bahasa Indonesia. Surat resmi bahasa Indonesia ini nantinya memudahkan siapa pun masyarakat Indonesia untuk mengetahui maksud dari isi surat.

Informasi yang secara lisan bisa dilakukan ketika kedua belah pihak saling berhadapan secara langsung dan bertemu di tempat yang sama, ataupun saat ini bisa melalui media elektronik seperti telepon.

Namun pemberian informasi secara lisan melalui telepon sangatlah terbatas karena tidak semua hal dapat dibicarakan.

Sehingga kita perlu menggunakan surat sebagai medianya, terlebih jika informasi yang dibutuhkan berkaitan dengan suatu lembaga/instansi tertentu yang harus menggunakan surat sebagai alat komunikasi penyampai informasi resmi.

Surat adalah salah satu media komunikasi yang berguna untuk menyampaikan informasi yang diperlukan seseorang dalam bentuk tulisan.

Adapun jenis-jenis surat terbagi menjadi 2 bagian, yaitu:

Surat pribadi
Surat resmi

Surat Pribadi adalah surat yang ditulis oleh seseorang kepada orang lain yang semata-mata untuk kepentingan pribadinya dan biasanya bersifat rahasia. Contoh: Surat yang dikirim Ayah kepada kakaknya.

Jadi intinya surat-surat yang diberikan seseorang kepada orang terdekatnya seperti surat untuk teman, sahabat dan keluarga termasuk ke dalam jenis surat pribadi.

Surat Resmi adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu lembaga/instansi, rerusahaan atau kelompok/organisasi tertentu kepada pihak lain.

Surat Resmi bisa juga disebut sebagai Surat Dinas karena surat dinas pun sebenarnya bersifat resmi dan memiliki fungsi serta format penulisan yang sama. Namun kedua surat tersebut memiliki sedikit perbedaan. Surat Dinas termasuk surat resmi sedangkan surat resmi belum tentu termasuk surat dinas, mengapa demikian?

Surat resmi secara khusus lebih kepada surat yang ditulis seseorang atau lembaga/instansi kepada orang lain untuk kepentingan yang bersifat resmi, seperti: surat undangan rapat resmi, surat undangan rapat perusahaan dan surat pemberitahuan.

Fungsi surat resmi adalah untuk memberikan informasi yang berasal dari suatu lembaga/instansi tertentu kepada orang lain untuk hal-hal yang besifat resmi yang berkaitan dengan hubungan kedinasan.

Sedangkan surat dinas digunakan oleh instansi/lembaga tertentu dengan tujuan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti surat tugas dari kantor/perusahaan dan surat-surat perjanjian.

Fungsi surat dinas ini adalah sebagai bukti akurat hitam di atas putih yang suatu saat bisa dibuka kembali pada saat diperlukan sehingga bisa berperan juga menjadi bukti sejarah di masa yang akan datang jikalau diperlukan lagi, selain itu juga bisa menjadi bukti catatan perkembangan serta perubahan yang terjadi pada suatu instansi/lembaga dan atau perusahaan tertentu. Jadi secara umum sebenarnya surat dinas bisa juga diartikan sebagai surat resmi.

Jenis surat resmi sangatlah berbeda dengan surat pribadi, surat pribadi memiliki kebebasan dalam menulis surat dan penulis pun bebas berekspresi. Lain halnya dengan surat resmi/surat dinas yang memiliki syarat-syarat tertentu yang harus diperhatikan oleh seseorang, lembaga/instansi yang akan membuat surat tersebut.

Syarat-syarat surat resmi/dinas yang baik di antaranya:

Dibuat dengan format yang menarik
Menggunakan ragam bahasa indonesia resmi
Memakai bahasa yang digunakan tidak terlalu panjang (singkat, padat dan jelas)
Memerhatikan penulisan EYD yang baik dan benar
Menggunakan kop surat (instansi/lembaga, organisasi atau perusahaan)
Menyertakan cap/stempel
Menggunakan format penulisan baku

Dalam penulisan surat resmi yang ada di masyarakat ada beberapa format penulisan surat resmi yang dapat kita ketahui. Perbedaan format/tata letak surat resmi ini disebabkan oleh perbedaan lembaga/instansi dan perusahaan yang berbeda.

Misalnya penempatan tata letak penulisan alamat yang dituju pada instansi A ditulis di sebelah kanan atas dan pada instansi B ditulis di sebelah kiri atas. Begitupun tata letak pada penulisan salam penutup ada yang ditulis di sebelah kanan bawah ada juga yang ditulis di sebelah kanan atas.

Berikut beberapa format surat dinas yang lazim digunakan oleh berbagai instansi/lembaga atau perusahaan di Indonesia, di antaranya :

1. format lurus (block style)

2. format lurus penuh (full block style)

3. format setengah lurus (semi block style)

4. format bergerigi (indented style)

Bagian-bagian Surat Resmi

Nah, sekarang setelah mengetahui format surat resmi/dinas kita pun harus mengetahui bagian-bagian khusus yang terdapat pada surat resmi/dinas sehingga membedakan surat resmi dengan surat pribadi.

Bagian-bagian surat resmi/dinas, yaitu:

1. Kepala Surat

Kepala surat yang lengkap terdiri atas:

a. Nama Instansi/lembaga

b. Alamat lengkap

c. Nomor telepon

d. Nomor kotak pos

e. Lambang Instansi/logo

Jika perusahaan dalam bidang bisnis dalam kepala surat sebaiknya tercantum alamat kantor cabang, nama bank, jenis usaha.

2. Tanggal Surat

3. Lampiran Surat,

4. Hal atau perihal surat

5. Alamat yang dituju

6. Salam pembuka

7. Isi Surat

Paragraf pembuka surat
Paragraf isi surat
Paragraf penutup surat

8. Salam penutup

9. Tanda tangan

10. Nama jelas penanda tangan

11. Jabatan penanda tangan

12. Tembusan

13. Inisial

Adapun hal-hal yang harus diperhatikan dalam menulis surat resmi bahasa Indonesia adalah dalam tata cara penulisan, sebaiknya ditulis dengan menggunakan ragam bahasa baku sehingga terhindar dari kesalahan global.

Pada penulisan kepala surat yang baik dan benar adalah dengan menuliskan nama instansi/lembaga yang bersangkutan dengan huruf kapital semua pada bagian atas kertas dengan simetris, kemudian logo/lambang instansi dicantumkan di sebelah kiri, nama departemen atau nama instansi pusat ditulis pada baris pertama, sedangkan nama unit organisasi pada baris kedua, dan nama sub-unit organisasi dicetak pada baris ketiga.

Alamat instansi ditulis lengkap termasuk nomor telepon, nomor teleks, dan kode pos. alamat instansi dituliskan dengan huruf-huruf awal kapital, kecuali kata tugas atau dengan huruf capital tapi ukurannya lebih kecil daripada huruf-huruf untuk nama instansi/lembaga.

Penulisan alamat dipisahkan dengan koma, bukan dengan tanda hubung. Penulisan kata “jalan” sebaiknya tidak disingkat menjadi Jl. atau Jln. tetapi tetap ditulis jalan jika kantor memiliki telepon, ditulis lengkap dengan ditulis “telepon” tidak disingkat Telp. atau Tilp. Tuliskan pula Kotak Pos jika instansi tersebut memilikinya bukan ditulis dengan kata PO. Box.

Penulisan (perseroan Terbatas) ditulis tanpa titik PT (bukan P.T). penulisan tanggal surat diletakkan di sebelah kanan atas dengan terlebih dahulu ditulis nama kota dimana instansi/lembaga itu berada.

Misalnya: Bandung, 13 April 2013. Semua ketentuan yang terdapat dalam surat resmi/dinas ini tidak berlaku dalam penulisan surat pribadi.

Semua hal yang berkaitan dengan instansi/lembaga ini hendaknya dibuat dengan baik dan benar. Selain macam-macam surat yang telah dijelaskan di atas ada beberapa jenis surat yang juga dapat digolongkan ke dalam surat resmi, di antaranya: surat lamaran pekerjaan.

Berikut ini adalah salah satu contoh surat resmi: