Kualitas Rapat Terukur dari Manajemen Rapat

Berbicara tentang manajemen rapat, semua orang pada umumnya pernah melakukan aktivitas ini. Rapat baik lingkup kecil maupun besar sekalipun. Semua orang pernah merasakannya menjadi pemimpin rapat maupun anggota rapat.

Apabila kita posisinya sebagai warga masyarakat, pada suatu lingkungan tempat tinggal pasti ditemukan rapat warga yang membahas terkait masyarakat itu sendiri.

Begitu pula, apabila posisi kita sebagai mahasiswa dan organisatoris maka rapat bukan menjadi makanan yang aneh berada pada suatu badan institusi seperti kampus.

Bahkan, apabila posisinya di ranah publik lainnya, seperti guru, dosen, dokter, pegawai kantor, dan lain-lain, juga sering melakukan rapat baik mingguan maupun secara mendadak.

Dengan demikian, rapat sering dilakukan oleh suatu kelompok masyarakat. Hal yang paling utama disini adalah bagaimana cara membuat manajemen rapat agar efektif. Rapat terkesan hanya sekadar bertemu dan tatap muka antara satu orang dengan orang lainnya.

Pertemuan yang didalamnya membahas sesuatu hal yang urgent. Terkadang, hanya terlihat suatu pertemuan yang dilakukan oleh beberapa kelompok masyarakat tidak fokus, bertele-tele, memakan waktu panjang, hasilnya tidak tercapai, dan lain-lain.

Rapat merupakan suatu pertemuan yang nilainya sangat penting. Jika seseorang berinisiatif mengadakan rapat, pasti di dalamnya ada urgensitas rapat yang ingin dicapai.

Urgensitas rapat bisa dilihat dari bobot rapat yang dimanajemen, bukan terkait dengan cepat lamanya rapat itu berlangsung.

Ada kalanya manajemen rapat diatur lebih cepat karena bahan pembahasan dalam rapat sudah selesai dan sudah bisa memunculkan sebuah solusi baru. Ada kalanya pula manajemen rapat cukup lama karena rapat ini butuh penjelasan lebih terkait masalah yang dirapatkan bersama.

Tujuan Manajemen Rapat (Meeting)

Sebelum memulai rapat maka tujuan harus dirumuskan secara spesifik, baik tujuan diadakan rapat maupun tujuan adanya manajemen rapat itu sendiri. Semakin konkret tujuan rapat dirumuskan maka akan semakin menjaga agar pembahasan fokus pada tujuan rapat tersebut.

Rumusan tujuan ini akan lebih baik disosialisasikan kepada peserta rapat beberapa waktu sebelumnya, misalnya dalam undangan rapat, email kepada calon peserta rapat, maupun berupa lembaran yang harus dibaca sebelumnya.

Tujuan yang jelas juga akan mempermudah Anda untuk melakukan evaluasi, apakah tujuan rapat tersebut sudah tercapai, perlu dilakukan rapat lanjutan, atau kah tidak.

Selain itu, dalam pencapaian tujuan dari masing-masing rapat juga bisa dievaluasi terkait kemampuan Anda dalam mengelola rapat yang efektif.

Dengan demikian, seseorang akan berusaha meyakinkan diri untuk menentukan juga tujuan dari manajemen rapat.

Tujuan manajemen rapat dimaksudkan agar rapat yang diadakan berjalan sesuai keinginan, tepat sasaran dan tercapai urgensitas rapat. Upaya memanajemen rapat bisa dilakukan oleh pemimpin rapat, moderator, maupun peserta rapat.

Keterkaitan ketiga unsur ini, apabila saling bersamaan dan bekerja sama mewujudkan rapat yang efektif, akan diperoleh rapat optimal. Oleh karena itu, penting adanya strategis khusus yang dilancarkan untuk mewujudkan adanya rapat yang efektif.

Unsur-unsur Manajemen Rapat

Sebuah rapat memiliki unsur-unsur yakni pemimpin rapat, notulen rapat, moderator dan peserta rapat. Keempat unsur ini masing-masing penting dan memiliki peranan masing- masing.

Berikut ini akan sedikit dipaparkan terkait dengan unsur-unsur rapat tersebut, yaitu:

1. Pemimpin Rapat

Pemimpin rapat di sini ibarat yang memiliki hajat rapat dengan para anggota rapat. Pemimpin rapat berperan dalam menentukan jadwal rapat dan pembahasan yang akan dibahas dalam pertemuan.

Seorang pemimpin apabila tidak mampu mengatur rapat secara efektif, maka dampaknya rapat akan berjalan tidak sesuai rencana, bertele- tele, tidak fokus pada pembahasan, dan tidak memperoleh hasil dari rapat sendiri.

2. Notulen Rapat

Seorang notulen merupakan bagian penting lainnya yang perannya mendokumentasi suatu hal yang dihasilkan selama rapat berlangsung dalam bentuk tulisan.

Notulen biasanya dipilih dari anggota yang memiliki kemampuan dalam menulis cepat, mengarsipkan segala dokumen penting yang dihasilkan selama rapat, dan mampu membacakan kembali hasil rapat sebelumnya dalam rapat selanjutnya.

3. Moderator Rapat

Seorang moderator rapat berperan dalam membuka forum dan kemudian menyerahkan forum ke pemimpin forum.

Dengan adanya peran moderator, ini sangat membantu pemimpin rapat lebih fokus pada pembahasan dalam rapat. Moderator disini berperan sebagai fasilitator rapat antara pemimpin rapat dan anggota rapat.

4. Peserta Rapat

Peserta rapat merupakan orang- orang yang sengaja diundang dalam pertemuan rapat. Peserta rapat memiliki hak suara apabila memang dibutuhkan mengenai suara tersebut.

Sementara, peserta yang tidak memiliki hak suara, posisinya bisa sebagai pengamat jalannya suatu rapat atau sebagai penilai bahwasanya rapat telah terlaksana. Tujuan dari rapat juga perlu dipaparkan ke peserta rapat sebelum rapat dimulai.

Tips Memanajemen Rapat Agar Efektif

Satu pertanyaan awal, yakni mengapa perlu rapat? Ternyata pertanyaan tersebut bisa dijawab dengan paparan berikut.

Pertama, rapat bertujuan sebagai distribusi dan pertukaran informasi dengan cepat. Terkadang, rapat dilakukan secara tiba-tiba oleh pemimpin rapat karena pemimpin rapat lagi membutuhkan sebuah solusi untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi.

Selain itu, pemimpin rapat membutuhkan suatu informasi terkait dengan proyek atau planning yang sudah dibicarakan.

Kedua, pemimpin rapat memiliki strategi yang digunakan untuk melangsungkan proyeknya dan membutuhkan banyak pikiran dari kolega untuk bekerja sama dan mengerjakan fungsi organisasinya.

Rapat yang efektif akan bergantung pada kreativitas peserta rapat untuk menyalurkan pendapatnya dari segi yang berbeda, kemudian ada brainstorming dari persoalan yang dihadapi.

Dari sini, informasi yang telah diperoleh oleh pemimpin akan tersebar pada peserta rapat lainnya yang dikehendaki dan permasalahan akan cepat selesai.

Ketiga, apabila akar permasalahan yang dibicarakan dalam rapat telah disepakati, maka pastinya ada pemecahan masalah tersebut.

Di sini, pertemuan yang sebenarnya terjadi bahwasanya ada kerja sama antara satu orang dengan orang yang lainnya dan saling berkoordinasi dalam mencari komitmen bersama.

Komitmen penting untuk diperhatikan, pasalnya setiap hasil yang telah disepakati bersama sebenarnya hasil dari banyak pemikiran yang telah sesuai secara bersamaan. Komitmen untuk melaksanakan hasil keputusan bersama, inilah yang penting.

Pertanyaan lain menyusul bagaimana ciri yang menandakan rapat tersebut tidak efektif? Rapat dilakukan tanpa agenda (tiba - tiba) dengan tujuan yang tidak spesifik.

Rapat seperti ini biasanya bisa menyulitkan bagi pemimpin maupun peserta rapat. Ketidaksesuaian dalam menentukan objek mana yang menjadi pembahasan dalam rapat, bisa membuat kacau agenda rapat.

Hasilnya, rapat yang diadakan hanya menghasilkan suara yang satu alias hanya bicara not action. Bahkan lebih parahnya apabila rapat tidak menghasilkan suatu keputusan apapun. Hal ini berarti rapat diadakan tanpa persiapan apa pun.

Adanya pihak ketiga yang mengaburkan hasil yang diperoleh dalam rapat. Pihak ketiga di sini bermacam-macam bisa orang kebersihan yang saat itu sedang bersih-bersih, atau mungkin seorang anak kecil yang dibawa oleh salah satu peserta rapat.

Proses rapat jadinya tidak konsentrasi dan fokus pada rapat, justru mengaburkan fokus rapat ke pihak ketiga. Adanya pihak ketiga memungkinkan akan mengganggu jalannya rapat, maka sebaiknya dikondisikan terlebih dahulu sebelum rapat dimulai.

Tidak ada mekanisme rapat yang tepat, sehingga peserta akan menebak cara memanajemen rapat sesuai pandangan masing- masing.

Mekanisme rapat di sini berupa sesi rapat seperti apa, cara peserta untuk berpendapat, dan cara peserta untuk mengajukan pertanyaan, serta bagaimana cara pemimpin untuk menyelesaikan permasalahan. Hal tersebut penting dirumuskan dalam mewujudkan rapat yang efektif.

Terkadang suatu permasalahan muncul dari individu dalam rapat tersebut. Unsur dalam rapat belum mampu memanajemen konflik secara tepat. Daya analisis kurang bisa menyelesaikan masalah dalam rapat. Adanya individu yang mendominasi juga bisa mengacaukan jalannya rapat.

Egoisme tinggi dalam mengajukan pendapat. Merasa memiliki pendapat yang seharusnya bisa ditampung, namun pemimpin tidak menetapkan pendapat tersebut sebagai hasil rapat.

Perlu diperhatikan adanya rapat diadakan, bukan bermaksud untuk mengunggulkan pendapat masing- masing dan melemahkan pendapat orang lain.

Rapat seharusnya sebagai wadah memperkuat pendapat yang memang terbaik untuk semuanya. Poin pentingnya adalah bekerja sama pada kelompok rapat untuk memutuskan yang terbaik. Dengan demikian, efektif rapat juga terkait erat dalam manajemen rapat tersebut.