Bagaimana Cara Terbaik untuk Menulis Deskripsi Pekerjaan?

Dalam proses perekrutan, sangat penting untuk memaparkan berbagai ekspektasi perusahaan untuk setiap lowongan pekerjaan kepada kandidat.

Anda akan memiliki gambaran yang jelas tentang kandidat ideal untuk pekerjaan itu setelah Anda memahami harapannya.

Bahkan sang kandidat merasakan apakah dia memenuhi syarat untuk posisi tersebut. Tutorial tentang cara menulis deskripsi pekerjaan dapat ditemukan di sini.

Untuk menulis deskripsi pekerjaan yang jelas, Anda harus terlebih dahulu memahami dua jenis situasi perekrutan yang dapat terjadi dalam suatu organisasi.

1. Saat Anda merekrut untuk posisi baru serta mengganti karyawan di posisi yang sudah ada. Saat lowongan pekerjaan baru dibuat, Anda harus membuat spesifikasi untuk kandidat yang ideal.

Untuk mempermudah proses perekrutan, pastikan Anda telah menentukan dengan benar tanggung jawab posisi, pengalaman, dan kredensial dalam deskripsi pekerjaan Anda.

2. Jika lowongan pekerjaan sudah dibuka, sekarang adalah waktu yang tepat untuk memoles deskripsi pekerjaan yang ada dan melakukan modifikasi yang diperlukan.

Karena tanggung jawab dan kewajiban posisi kerja berubah seiring waktu, pastikan deskripsi pekerjaan sesuai dengan persyaratan dan aktivitas peran.

Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa deskripsi pekerjaan yang kuat sangat penting:

Sebagai alat untuk manajemen kinerja.
Kontrak kerja dibangun di atas fondasi ini.
Mendefinisikan kualitas dan keterampilan yang dibutuhkan untuk kinerja yang luar biasa.
Mengidentifikasi posisi pekerjaan dalam hierarki perusahaan.

Hindari kesalahan ini saat menulis deskripsi pekerjaan

Tidak mengevaluasi deskripsi pekerjaan secara teratur - Karena perusahaan berubah dari waktu ke waktu, Anda harus memeriksa deskripsi pekerjaan untuk posisi apapun secara berkala agar tetap berharga.

Penggunaan bahasa yang diskriminatif - Meskipun ini jarang terjadi, Anda harus menghindari penggunaan beberapa kata dalam deskripsi pekerjaan yang membuatnya tampak diskriminatif, jadi tidak termasuk beberapa individu yang memenuhi syarat.

Menghindari kenyataan - Alih-alih membuat daftar keinginan yang tidak dapat dicapai, fokuslah pada tugas pekerjaan yang dapat dicapai dan realistis.

Berikut adalah beberapa panduan untuk menulis deskripsi pekerjaan yang solid:

a. Jabatan pekerjaan

Komponen deskripsi pekerjaan yang paling dasar adalah jabatan. Jabatan pekerjaan harus spesifik untuk secara akurat menyampaikan peran jabatan pekerjaan untuk keberhasilan maksimum.

Untuk menghindari kebingungan pencari kerja, jabatan harus singkat dan bebas dari jargon internal.

Berikut adalah beberapa karakteristik dari judul yang baik:

Untuk mempermudah proses rekrutmen, ini sudah cukup jelas. Saat beriklan online, ingatlah bahwa judul berfungsi ganda sebagai kata kunci.
Tidak ada batasan usia atau jenis kelamin.
Cukup umum untuk dibandingkan dengan pekerjaan serupa di industri untuk memastikan bahwa kondisi dan kompensasi setara.
Tentukan sifat posisi dan tanggung jawab.
Urutan peringkat pekerjaan di perusahaan ditampilkan.
Inspektur Parkir adalah jabatan yang sangat baik karena dengan jelas mengidentifikasi posisi dan tanggung jawab posisi tersebut.

b. Deskripsi pekerjaan

Mulailah deskripsi pekerjaan Anda dengan ringkasan yang menarik perhatian setelah Anda membuat judul pekerjaan yang solid.

Rangkuman tersebut harus memberikan gambaran kepada kandidat tentang persyaratan pekerjaan serta organisasi secara keseluruhan.

Deskripsi pekerjaan berfungsi sebagai gambaran singkat tentang organisasi Anda.

Akibatnya, menawarkan elemen yang membedakan perusahaan sebagai ringkasan mengapa seseorang ingin bekerja untuk itu. Anda juga harus menunjukkan lokasi perusahaan dalam ringkasan.

c. Tanggung jawab dan tugas

Ini termasuk perincian fungsi utama dan tanggung jawab peran, serta tanggal pengiriman yang diproyeksikan. Tugas dan tanggung jawab, di sisi lain, harus singkat namun komprehensif.

Tanggung jawab unik dalam organisasi harus disorot dengan spesifik untuk memastikan bahwa mereka yang melamar memiliki semua kualifikasi yang diperlukan.

Pastikan untuk menyoroti operasi sehari-hari dari posisi tersebut untuk membantu kandidat dalam memahami lingkungan kerja dan aktivitas sehari-hari dalam organisasi.

Akibatnya, kandidat akan menilai kesesuaian mereka, dan Anda hanya akan menerima kandidat terbaik untuk wawancara.

d. Kualifikasi dan keterampilan

Karena kemampuan dan kualifikasi lunak dan keras berbeda, Anda harus mencantumkannya secara terpisah.

Kualifikasi adalah karakteristik yang harus dimiliki pelamar agar dipertimbangkan untuk pekerjaan itu, sedangkan keterampilan adalah aktivitas yang dapat dilakukan kandidat berdasarkan pengetahuan sebelumnya.

Pengalaman kerja, gelar pendidikan, dan sertifikasi yang dibutuhkan untuk posisi tersebut adalah semua keterampilan yang harus disertakan dalam deskripsi pekerjaan.

Kualitas kepribadian, kemampuan memecahkan masalah, fleksibilitas, kerja tim, kepemimpinan, dan komunikasi adalah contoh kualifikasi untuk ditambahkan.

Karena keterampilan dapat diperoleh melalui pelatihan dan pembelajaran, sebagian besar pekerjaan mengutamakan kualifikasi perilaku kandidat, yang dapat diajarkan.

Buat daftar kemampuan dan kualifikasi Anda sesingkat mungkin untuk mencegah pelamar potensial menghalangi wawancara Anda.

e. Hubungan pribadi

Deskripsi pekerjaan Anda harus mencakup hubungan kerja dan jalur pelaporan, serta tempat peran dalam struktur organisasi.

Anda harus menentukan siapa yang melapor kepada kandidat dan di mana mereka juga melapor untuk memberikan pemahaman yang jelas kepada kandidat tentang struktur organisasi dan posisi yang cocok.

Hubungan kerja mengidentifikasi departemen dan individu dengan siapa kandidat akan berkolaborasi. Tentu, ini dilakukan untuk deskripsi pekerjaan di atas level eksekutif.

f. Kompensasi gaji (upah)

Alih-alih menetapkan harga tetap untuk posisi tersebut, berikan kisaran gaji dalam deskripsi pekerjaan Anda yang tidak hanya sebanding dengan peran serupa di bisnis lain, tetapi juga memungkinkan perbedaan pengalaman dan pendidikan.

Kisaran gaji, di sisi lain, harus disesuaikan secara teratur untuk mencerminkan perubahan skala gaji dan waktu.

Terakhir, Anda harus membuat garis besar wawancara berdasarkan deskripsi pekerjaan yang diperbarui atau baru yang mencakup semua sifat yang Anda cari dalam diri kandidat.

Anda harus mendapatkan bantuan dari manajer lain untuk menghasilkan deskripsi pekerjaan terbaik dan membuat proses perekrutan lebih mudah.

Buat deskripsi pekerjaan Anda tepat dan ringkas untuk membuatnya menarik. Deskripsi pekerjaan yang tepat dan ringkas akan memberi kandidat rasa prioritas yang diperlukan untuk peran tersebut, serta gambaran yang jelas tentang kandidat terbaik untuk pekerjaan itu.

Selain itu, deskripsi pekerjaan yang kuat adalah referensi terbaik dalam hal masalah disiplin dan perselisihan, serta alat untuk mengevaluasi kinerja kandidat.