Definisi Dan Pentingnya Perencanaan Komunikasi Dalam Organisasi

credit:freepik.com

Perencanaan komunikasi memungkinkan sebuah organisasi (perusahaan) atau bisnis untuk merancang peta jalan untuk menyampaikan pesannya kepada audiens yang menjadi target.

Perencanaan komunikasi memberdayakan organisasi untuk mengirimkan pesan yang spesifik dan berdasarkan hasil dengan kejelasan serta hasil yang terukur.

Strategi pemasaran kontemporer menyelesaikan pengisahan cerita yang efektif yang pada akhirnya disalurkan melalui templat rencana komunikasi yang dibuat dengan baik.

Ini akan memungkinkan bisnis untuk memiliki pemahaman yang jelas tentang bagaimana mereka akan memperluas jangkauan mereka dan bertemu dengan audiens yang tepat dengan pesan mereka.

Rencana Komunikasi

Jadi, jika Anda juga perlu mengetahui rencana apa yang harus dimasukkan ke dalam templat rencana komunikasi Anda, maka posting ini akan mengungkap peran rencana komunikasi dalam manajemen proyek, hubungan masyarakat, rencana tindakan proyek, dan segala macam komunikasi bisnis. Jadi, mari kita mulai pembahasannya lebih lanjut.

Apa itu Rencana Komunikasi?

Rencana komunikasi adalah pendekatan berbasis kebijakan yang membantu menyampaikan informasi secara tepat dan efektif kepada masing-masing pemangku kepentingan.

Secara khusus, ini adalah rencana ujung ke ujung untuk menyampaikan informasi strategis kepada audiens yang diinginkan untuk meningkatkan hasil bisnis.

Rencana komunikasi berhubungan dengan organisasi yang Anda coba jangkau, pesan yang akan dikirim ke sana dan metode atau saluran komunikasi yang akan diadopsi untuk menjangkau mereka secara efektif.

Ini juga harus menentukan siapa yang memiliki wewenang untuk mengkomunikasikan informasi rahasia atau sensitif dan bagaimana informasi itu harus disebarluaskan atau ditransfer.

Berikut adalah beberapa poin penting yang menyoroti perlunya rencana komunikasi, antara lain:

1. Memperjelas tujuan dan sasaran agensi

Mempertimbangkan rencana sebagai peta jalan, sebuah perusahaan tahu apa tujuannya, tetapi tidak menyadari jangkauannya. Peran rencana komunikasi hadir di sini untuk memecahkan masalah dalam memperjelas tujuan suatu agensi.

2. Menentukan hubungan antara khalayak, saluran, pesan, kegiatan, dan bahan

Meneliti proses perencanaan rencana komunikasi akan membantu perusahaan mengidentifikasi siapa yang ingin dijangkau, menginformasikan kepada mereka bentuk informasi apa yang ingin diambil dari mereka dan saluran untuk dijangkau. mereka.

Perusahaan akan menemukan bahwa setiap individu atau organisasi yang mereka cari memiliki fitur unik, tuntutan yang berbeda. Untuk mengatasi hal ini, perencanaan memainkan peran yang efektif di sini dengan mengkomunikasikan cara paling efektif untuk berkomunikasi dengan mereka.

3. Mengidentifikasi dan melaksanakan berbagai aktivitas komunikasi

Ada beberapa metode berbeda untuk menyebarkan pesan perusahaan kepada audiens. Ini akan membantunya menentukan aktivitas mana yang harus dilakukan agar tidak terus menerus ditarik di jalan yang berbeda.

4. Mengklarifikasi peran pemangku kepentingan, anggota staf, dan orang lain dalam proses

Orang dalam organisasi harus mengetahui kontribusi mereka terhadap organisasi dan departemen apa yang menjadi tanggung jawab mereka.

Memiliki rencana yang terdefinisi dengan baik akan membantu dalam mengelola tanggung jawab dan kontribusinya secara efektif terhadap perusahaan mereka.

5. Memasukkan masukan pemangku kepentingan dalam proses komunikasi

Pemangku kepentingan adalah salah satu orang terpenting dalam organisasi. Memiliki rencana komunikasi yang dirancang khusus untuk pemangku kepentingan akan menjelaskan seberapa besar organisasi menghargai masukan mereka.

6. Mengukur keberhasilan rencana dan bidang yang membutuhkan penguatan

Organisasi sering melakukan analisis tengah jalan atau tinjauan kursus untuk menentukan kekuatan, kelemahan, dan pemecah kecepatan dalam kemajuan mereka dan membentuk metode dan pendekatan baru untuk memerangi masalah tersebut.

Mereka dapat mengembangkan strategi evaluasi yang dirancang khusus dan unik untuk mengumpulkan semua informasi yang dibutuhkan untuk meningkatkan rencananya.

Bagaimana cara menulis Rencana Komunikasi?

credit:freepik

Sasaran SMART

Berikut adalah beberapa langkah yang harus diikuti organisasi untuk menulis rencana komunikasi yang efektif, yaitu:

1. Melakukan audit terhadap materi komunikasi Anda saat ini

Sebelum perusahaan memutuskan untuk menuliskan rencana, harus menyadari di mana itu akan diterapkan pada bisnis.

Sangat penting untuk melakukan audit terhadap lingkungan komunikasi saat ini di dalam perusahaan. Ini membantu dalam mengidentifikasi hambatan yang ada dalam organisasi.

Untuk melakukan audit yang efisien, perusahaan perlu mengumpulkan dan menafsirkan data dan informasi dengan hati-hati berdasarkan kinerja rencana pemasaran saat ini dan mengembangkan peta jalan berdasarkan hasil sebelumnya.

Selain itu, perusahaan juga dapat mencari hosting grup fokus atau mengirimkan survei kepada audiens yang ditargetkan untuk menemukan celah dalam sistem komunikasi saat ini.

2. Tetapkan tujuan SMART untuk rencana komunikasi Anda

Untuk membuat rencana komunikasi, menetapkan tujuan SMART sesuai hasil audit Anda akan menjadi langkah Anda berikutnya. Setelah menyiapkan audit, perusahaan harus menetapkan beberapa tujuan spesifik berdasarkan hasil sebelumnya.

Organisasi harus mempertimbangkan bahwa tujuan dan sasarannya harus SMART: Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, dan Berbasis Waktu.

Dengan kata lain, langkah ini berkaitan dengan mengidentifikasi dan menyatakan tujuan bisnis. Untuk setiap tujuan yang ditetapkan organisasi, tim perlu memberikan kontribusi penuh untuk tujuan tersebut.

Ini menyiratkan bahwa jika tim tidak menyadari apa yang mereka tuju, mereka tidak akan pernah mencapai tujuan mereka.

Untuk mengetahui tujuan tersebut, harus ada pertemuan yang diselenggarakan untuk tujuan ini di mana pernyataan yang digarisbawahi yang tepat harus ditulis untuk memperjelas tujuan tersebut tanpa ambiguitas.

3. Identifikasi audiens untuk menyampaikan rencana komunikasi Anda

Rencana komunikasi yang baik melibatkan mendengarkan pendengar, yaitu dengan berfokus pada audiens.

Setelah membentuk dan mengidentifikasi tujuan, organisasi perlu menentukan dan menyatakan target audiensnya. Bisa jadi karyawan perusahaan, pemegang saham, outlet media, dan sebagainya.

Beberapa cara untuk menentukan audiens target adalah sebagai berikut:

a. Survei pelanggan saat ini untuk mempelajari preferensi mereka. Perusahaan dapat menggunakan alat seperti Google Formulir atau SurveyMonkey untuk mengumpulkan data dari audiens mereka. Ini akan mengajukan pertanyaan berbasis demografis untuk mengumpulkan informasi aktual yang mereka cari.

b. Menggali ke dalam Google Analytics untuk mempelajari lebih lanjut tentang siapa yang saat ini mengunjungi situs web perusahaan.

c. Membandingkan pengikut pesaing di platform media sosial dengan organisasi kami dan melihat genre orang yang mengikuti mereka.

d. Setelah mengumpulkan data melalui metode di atas, perusahaan harus merancang opsi untuk deskripsi satu-ke-dua baris tentang audiensnya.

4. Buat garis besar dan tulis rencana komunikasi Anda sesuai dengan audiens Anda

Setelah mengidentifikasi calon audiens, ini adalah waktu di mana sebuah organisasi harus menggambarkan dunia tentang dirinya sendiri. Untuk itu, suatu perusahaan perlu membuat garis besar dan menyiapkan draft rencana komunikasinya.

Cara terbaik adalah dengan membuat bagan dan mengisi informasi yang berkaitan dengan pesan yang ingin dipromosikan perusahaan, audiens targetnya dan mode atau saluran yang akan diadopsi.

Setelah menghasilkan garis besar, berikut ini adalah struktur rencana komunikasi yang harus disiapkan perusahaan adalah sebagai berikut:

Tujuan (Untuk alasan apa rencana komunikasi disiapkan)
Kerangka Eskalasi (termasuk 'pertahanan garis pertama dan tim respons yang lebih besar')
Peran dan tanggung jawab ditugaskan ke setiap karyawan
Do's and Don'ts terkait dengan tugas.
Pemeliharaan rencana respons yang efektif

Saat menulis rencana komunikasi, bekerja dengan kelompok atau perwakilan pemangku kepentingan organisasi membantu meningkatkan akurasi. Strategi membantu memecahkan potensi risiko untuk tujuan yang terkait dengan rencana tersebut.

5. Tentukan saluran untuk berbagi rencana komunikasi

Saluran yang akan diadopsi oleh organisasi tergantung pada pesan yang akan disampaikan dan khalayak yang ditargetkan tentang pesan tersebut.

Sebuah organisasi harus memiliki saluran distribusi yang spesifik mengenai tujuannya yang berhubungan dengan rencana komunikasinya.

Beberapa saluran yang paling umum digunakan oleh perusahaan adalah:

Membentuk Blog Perusahaan
Pemasaran Email Pemasaran
Media Sosial Pemasaran
SMS
Hubungan Media
Jaminan
Iklan Podcast
Iklan Cetak dan Televisi atau Periklanan Tradisional

6. Tentukan anggota tim mana yang bertanggung jawab untuk menyampaikan pesan

Setelah menentukan audiens dan mode rencana komunikasi, perusahaan perlu mencari tahu dan memilih anggota tim yang bertanggung jawab untuk menyampaikan tujuan dan pesan mereka kepada dunia.

Misalnya, jika tim HR dari suatu organisasi sedang mengajukan matriks pertumbuhan baru kepada kepemimpinan, mungkin akan meminta Direktur SDM untuk menyampaikan presentasi awal dalam pertemuan debut.

Setelah kepemimpinan ada, perusahaan mungkin meminta setiap perwakilan Sumber Daya Manusia untuk memberikan satu sesi pelatihan kepada setiap tim internal untuk memastikan bahwa setiap karyawan di perusahaan mengetahui apa yang terjadi secara internal dan mereka mengetahui alasan di belakangnya.

7. Perkirakan garis waktu untuk setiap langkah dari rencana komunikasi

Sebuah perusahaan harus memiliki perkiraan waktu yang akan dihabiskan untuk kinerja setiap langkah dalam pelaksanaan strategi.

Misalnya, untuk anak di bawah umur dalam kampanye periklanan, departemen periklanan mungkin memperkirakan siklus untuk menangani masalah akan memakan waktu satu bulan yang mungkin mencakup pertemuan dengan klien, pemangku kepentingan, dan karyawan lain untuk membahas proses lebih lanjut.

8. Mengukur hasil dari rencana komunikasi

Anda harus mengukur hasil dari rencana komunikasi setelah mempresentasikannya kepada pemangku kepentingan dan menentukan tahapan sukses dan area untuk perbaikan.

Mengukur setiap benang merah perusahaan merupakan tugas kritis untuk mendapatkan gambaran dan analisis kinerja masing-masing departemen, yang mencapai target yang diinginkan, bagian mana yang membutuhkan lebih banyak dana atau karyawan untuk meningkatkan efisiensinya.

Pengukuran hasil atau hasil tergantung pada metode yang diadopsi oleh perusahaan. Ini membantu mendapatkan laporan dari setiap departemen perusahaan, menemukan celah, dan bertindak sesuai untuk perbaikan dalam pelaksanaan tugas.

Siapa yang harus menggunakan Plan of Communication?
Siapa yang harus menggunakan Rencana Komunikasi

Berbagai jenis organisasi harus membuat rencana komunikasi untuk manajemen proyek yang efektif dan rencana tindakan bisnis.

Mari kita lihat jenis organisasi yang harus membuat rencana tindakan sesuai dengan template rencana komunikasi, yaitu:

Tim pemasaran dan periklanan internal

Bisnis Kecil dan Menengah hingga perusahaan bisnis besar, semua harus memiliki rencana komunikasi yang tepat.

Agensi di seluruh dunia

Rencana komunikasi penting bagi agensi serta klien mereka untuk manajemen proyek yang efektif.

Organisasi nirlaba

Rencana komunikasi meringankan tugas media sosial, PR serta manajemen proyek untuk pemasaran dan manajer proyek.
Konsultan dan manajer pemasaran dan komunikasi
Manajer proyek atau konsultan pemasaran harus memiliki rencana komunikasi untuk bekerja dengan klien saat menangani proyek.
Bagaimana cara membuat Template Rencana Komunikasi?
Bagaimana membuat Template Rencana Komunikasi

Langkah-langkah utama yang harus dimasukkan ke dalam template proyek komunikasi Anda adalah sebagai berikut:

1. Ringkas rencana komunikasi Anda dengan menyertakan

Dasar untuk membuat rencana komunikasi Anda

Status komunikasi dalam proyek atau tim bisnis Anda

Tanggung jawab, tujuan, dan peristiwa komunikasi

Kriteria keberhasilan dan tindakan umpan balik yang berbeda

Perencanaan sebelumnya untuk risiko dan masalah

2. Memiliki pendahuluan

Mencakup latar belakang dengan visi, tujuan, sasaran, kerangka waktu, ruang lingkup, pemangku kepentingan / staf komunikasi yang ada, alat komunikasi saat ini, hasil survei komunikasi sebelumnya

Menggabungkan analisis situasi dengan menganalisis kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman.

3. Memasukkan keadaan masa depan tujuan komunikasi Anda

Memiliki tujuan seperti meningkatkan kesadaran pemangku kepentingan, efisiensi tim, dan budaya tim

Memiliki pedoman komunikasi yang tepat untuk membuat pesan Anda menjadi khusus audiens dan berdasarkan hasil

4. Sertakan detail pemangku kepentingan

Menggabungkan detail audiens target Anda yang berbeda seperti Dewan proyek (direktur, sponsor, anggota dewan lainnya), anggota tim Proyek, tim manajemen proyek (manajer proyek, pemimpin proyek), Kantor manajemen proyek, Tim proyek terkait, Audit internal atau staf strategi , Manajer unit bisnis terkait, Badan tata kelola dan pengatur serta pemasok dan kontraktor Eksternal.

Memahami persyaratan pemangku kepentingan yang berbeda, termasuk pesan utama yang terkait dengan status proyek, masalah, risiko, kiriman, dan sumber daya.

5. Sertakan saluran komunikasi Anda

Sertakan saluran pengiriman komunikasi Anda
Pastikan pengumpulan informasi yang efektif

6. Buat rencana komunikasi Anda

Sertakan jadwal komunikasi
Mengadakan acara komunikasi
Memasukkan tanggung jawab komunikasi

7. Memasukkan sistem umpan balik proyek

Menyertakan langkah-langkah umpan balik
Memiliki kriteria sukses

8. Memiliki lampiran

Sertakan dokumen yang relevan dengan rencana komunikasi Anda
Daftarkan salah satu dari Anda asumsi perencanaan Buat
Daftar risiko yang telah Anda identifikasi

KESIMPULAN

Rencana komunikasi memainkan peran penting dalam memengaruhi basis klien dan audiens organisasi.

Dengan menyatakan tujuan yang jelas, menyiapkan draf khusus dengan pesan yang tepat dan audiens yang ditargetkan membantu dalam mengembangkan hubungan pelanggan, dan meningkatkan klien.

Tugas ini terutama dipegang oleh departemen pemasaran dan periklanan dari sebuah perusahaan yang bertanggung jawab untuk menyebarkan kesadaran dan pesan organisasinya.