11 Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris

credit image:freepik.com

Siapakah Sekretaris Itu?

Seorang Sekretaris adalah merupakan bagian penting dari semua bisnis. Setiap pengusaha sukses atau orang yang memiliki otoritas dalam sebuah organisasi atau perusahaan, seperti CEO atau Manajer Nasional, membutuhkan kehadiran dan bantuan seorang sekretaris.

Seorang Sekretaris bertanggung jawab untuk membantu mereka membuat pekerjaan mereka menjadi lebih mudah dengan berbagi beban dan melakukan hal-hal yang tidak memerlukan campur tangan orang yang bertanggung jawab.

Tugas-tugas ini umumnya bersifat klerikal, seperti membalas email atau memberikan persetujuan dan janji temu, tetapi mereka bisa beragam berdasarkan industri dan sifat tugas.

Peran Sekretaris

Posisi Sekretaris dapat diklasifikasikan sebagai posisi administratif yang memainkan peran integral dalam sebuah bisnis. Sekretaris biasanya adalah orang-orang yang melaksanakan semua tugas non-esensial dari orang yang berwenang.

Sekretaris dapat ditemukan di kantor pemerintah, serta kantor non-pemerintah, dan merupakan bagian penting dari setiap organisasi atau perusahaan. Mereka sangat diperlukan dan tidak ternilai ketika harus menyelesaikan tugas-tugas kecil tetapi penting dari organisasi mana pun.

Mereka adalah mediator dalam hal menyelesaikan sebagian besar pekerjaan di perusahaan mana pun.

Berikut ini adalah beberapa peran dan tanggung jawab umum seorang sekretaris, yaitu:

1. Menjawab Panggilan Telepon

Sekretaris sering kali menjadi titik kontak pertama bagi siapa pun yang ingin menghubungi seseorang yang berwenang. Mereka seperti penjaga gerbang yang membiarkan hanya beberapa individu terpilih menjadi penanggung jawab.

Mereka menerima panggilan dan pesan yang diminta dari klien dan terkadang menyampaikan pesan atas nama orang yang mereka laporkan. Meskipun tidak umum, distribusi pesan tetap dilakukan di sebagian besar kantor dan dilakukan oleh sekretaris. Misalnya, seorang politisi tidak akan punya waktu untuk menjawab semua panggilan telepon atau membalas pesan.

Sekretaris mengambil peran dalam kasus seperti itu dan mengarahkan setiap orang ke saluran yang sesuai. Sekretaris memiliki keahlian untuk mengarahkan orang tersebut dan mengidentifikasi serta membedakan antara apa yang lebih penting dan kurang penting bagi orang yang mereka laporkan.

Biasanya, penelepon yang tidak dikenal disambut oleh sekretaris terlebih dahulu, dan dia menanyakan tujuan dari panggilan tersebut. Jika dia merasa cocok, baru kemudian dibiarkan.

2. Mengatur Dan Mendistribusikan Pesan

Ini adalah salah satu tugas penting sekretaris seperti yang telah dibahas di atas. Sekretaris diharapkan mengatur dan mendistribusikan pesan kepada orang yang bersangkutan. Pesannya bisa dalam bentuk komunikasi apa pun, apalagi saat ini lebih menekankan pada aspek digital dan pesan tersebut harus diberikan kepada masing-masing orang.

Berada dalam masa pandemi dan COVID-19, bahkan sekretaris lebih memilih memilih untuk melakukan komunikasi secara online daripada komunikasi offline atau tatap muka. Bantuan mereka dalam mendistribusikan pesan sangat berharga.

Karena ketrampilan komunikasi itulah mereka dapat melaksanakan tugas menyebarkan pesan. Misalnya, seorang CEO akan meminta sekretarisnya untuk membuat draf surat ke perusahaan XYZ dan memberi tahu mereka bahwa kami tidak dapat melanjutkan penawaran ini.

Terserah Sekretaris untuk menyusun surat dengan benar dalam bahasa bisnis formal dan meneruskannya ke perusahaan masing-masing. Ini tentu saja atas nama CEO. Penyusunan surat dan mengirimkannya serta membalas komunikasi lain adalah peran Sekretaris.

3. Penjadwalan

Setiap kantor memiliki beberapa jadwal yang harus diikuti setiap orang sepanjang hari. Jadwal rapat, jadwal janji temu, menyelesaikan pekerjaan, tindak lanjut, pengiriman, dan tindak lanjut pelanggan bekerja pada jadwal yang berbeda. Untuk berfungsinya perusahaan, setiap orang harus mengikuti jadwal mereka.

Kadang-kadang seorang ketua bertemu, atau direktur dewan ingin mengunjungi kantor tertentu untuk melihat apakah semuanya berjalan dengan baik. Dalam semua kasus ini, adalah tugas sekretaris untuk menetapkan, menyesuaikan, mengakomodasi, dan mengubah jadwal sehingga tidak ada bentrokan.

Sekretaris mengawasi semua ini dan memastikan bahwa itu terjadi tepat waktu. Terkadang, selain mengelola acara orang-orang ini, sekretaris juga harus menindaklanjuti vendor dan pemangku kepentingan serta mengingatkan individu tentang jadwal yang akan datang.

Mereka terus-menerus mengirim pengingat tentang pertemuan pelanggan yang akan datang, acara, rapat, atau konferensi. Tugas mereka adalah memastikan semua orang tiba tepat waktu untuk acara yang direncanakan.

4. Pengorganisasian

Meskipun kantor yang baru didirikan memiliki dokumen yang relatif sedikit, kantor lama memiliki banyak. Ada catatan transaksi dengan pelanggan, kesepakatan, pertemuan, komitmen, dan banyak lagi detail dalam karya tulis ini.

Terkadang orang yang membuat komitmen atau membuat kesepakatan tidak ada lagi di organisasi. Dalam kasus seperti itu, tugas sekretaris adalah menemukan detail komitmen atau kesepakatan dan memastikan bahwa itu dipenuhi.

Untuk ini, keterampilan mengorganisir sangatlah penting. Menjaga agar data tetap teratur sehingga dapat ditemukan dengan mudah, tidak hanya oleh sekretaris itu tetapi juga oleh orang lain adalah tugas sekretaris. Sebagian besar dokumentasi saat ini tanpa kertas dan digital. Dalam kasus seperti itu, sekretaris harus menyimpan semua dokumen di dalam folder.

Itu disimpan dalam database komputer untuk digunakan lebih lanjut jika perlu, dan kapan pun diperlukan, dapat direproduksi. Terlepas dari dokumentasi, menjaga segala sesuatunya untuk rapat, konferensi yang akan datang, pertemuan vendor, dan sebagainya. Semua tugas ini adalah bagian dari pekerjaan sekretaris.

Kadang-kadang sekretaris mungkin juga diminta untuk menggunakan dokumen-dokumen ini dan menyelesaikan tugas karena mereka sering kali diberi wewenang. Diharapkan sekretaris memiliki keterampilan yang diperlukan untuk menggunakan file dan dokumen ini untuk menyelesaikan pekerjaan dalam kasus seperti itu.

5. Menjamu Tamu Dan Klien

Seorang Sekretaris terkadang harus menerima klien bisnis juga. Ini benar, terutama jika klien itu penting. Dalam kasus seperti itu, sekretaris harus melakukan tugas menerima klien. Meskipun ini adalah pekerjaan resepsionis, terkadang, tugas harus dilakukan oleh sekretaris.

Ketika tamu atau klien tiba, sekretaris menyambut mereka dan terkadang mengajak mereka berkeliling dan memperkenalkan orang-orang kantor. Diskusi pendahuluan dan menghibur para tamu dengan menawarkan mereka minuman juga merupakan pekerjaan sekretaris. Sekretaris memastikan bahwa para pengunjung ditempatkan dengan nyaman di mana mereka seharusnya berada.

Sekretaris juga bergabung dengan mereka dalam rapat jika diperlukan. Seringkali para tamu adalah orang asing dan berbicara dalam bahasa yang berbeda. Sekretaris juga dapat bertindak sebagai penerjemah untuk membantu para tamu berkomunikasi dengan orang lain.

Seorang Sekretaris multibahasa adalah aset bagi sebuah organisasi. Sekretaris menjaga profesionalisme dengan para tamu sambil menjunjung tinggi nilai-nilai perusahaan.

6. Mendokumentasikan Keuangan Dasar

credit image:freepik.com

Di banyak perusahaan, keuangan adalah pekerjaan departemen keuangan. Mulai dari pemberian gaji kepada karyawan hingga biaya pemeliharaan, semuanya dari bagian keuangan. Tetapi bahkan sekretaris juga bertanggung jawab untuk menjaga dokumentasi keuangan yang diperlukan.

Dokumentasi dasar ini dapat terdiri dari tetapi tidak terbatas pada pengarsipan dan pemeliharaan semua pengeluaran resmi untuk bulan tersebut, mengeluarkan persetujuan dan memelihara dokumentasi untuk pengeluaran kantor, memastikan semua anggota tim menyerahkan pengeluaran mereka dan memelihara lembar excel yang sama, memeriksa jika biaya disetujui tepat waktu, memastikan tidak ada ketidaksesuaian dalam jumlah yang disepakati dan jumlah yang diminta dan menyelesaikan ketidakcocokan jika ada.

Selain itu, mungkin ada hal lain seperti menyimpan kuitansi asli hingga jangka waktu tertentu, memberikan yang asli jika diminta, dan sebagainya. Sebagian besar sekretaris juga menyimpan data tentang keuangan perusahaan seperti biaya karyawan dan menyimpannya untuk waktu yang lama. Mereka juga harus diperbanyak jika diperlukan.

7. Mengelola Perlengkapan Kantor

Sekretaris juga bertanggung jawab untuk memelihara perlengkapan kantor. Sebuah kantor yang berfungsi akan membutuhkan berbagai hal agar dapat berfungsi. Yang terpenting, alat tulis diperlukan untuk beroperasi di kantor dengan benar.

Tidak hanya itu, pencatatan semua transaksi yang terjadi di kantor terkait perbekalan juga harus dijaga. Transaksi tersebut juga harus dianalisis jika ada peningkatan pengeluaran pada bulan tertentu dan alasannya.

Biaya tersebut harus dijustifikasi agar biaya dapat disetujui. Bahkan pengeluaran kecil untuk pena atau kertas, toner atau mesin fotokopi, folder, semuanya harus didokumentasikan. Peramalan persediaan mempertimbangkan pertemuan dan acara yang akan datang juga termasuk dalam tugas sekretaris.

8. Mengorganisir Dan Melakukan Pertemuan

Setiap fungsi bisnis pada agenda dan tujuan dan pertemuan diperlukan untuk membahas tujuan tersebut. Setiap departemen mengadakan rapat untuk membahas target, sasaran, pencapaian, dan rencana mereka, dan acara ini dapat saling berbenturan.

Sekretaris harus mengatur pertemuan ini sedemikian rupa sehingga tidak bentrok satu sama lain. Memastikan bahwa ruang rapat atau ruang konferensi tersedia untuk rapat, mengalokasikan ruangan hanya untuk satu tim dalam satu waktu, menjaga ruang yang cukup antara dua rapat untuk menyiapkan dan membersihkan ruangan, semua itu harus dikelola dengan diatur oleh sekretaris.

Dalam beberapa kasus, sekretaris juga dapat hadir untuk mencatat notulen rapat. Risalah ini kemudian dikirim ke masing-masing orang dan ditindaklanjuti oleh sekretaris untuk melihat apakah tugas yang dilakukan dan didelegasikan dalam rapat sudah dipenuhi atau tidak.

9. Membantu Eksekutif

Beberapa proyek sedang dilakukan dalam satu waktu dalam sebuah organisasi. Proyek-proyek ini terdiri dari banyak tugas besar dan kecil, dan sementara sebagian besar ditangani oleh anggota tim proyek dan orang yang bertanggung jawab, ada tugas-tugas kecil lainnya dari proyek tersebut, yang harus diurus. oleh sekretaris.

Misalnya, menyiapkan presentasi dari tujuan rapat, menyiapkan laporan untuk tim, mencetak dokumen dan ditandatangani dari masing-masing orang, mengisi formulir, membuat pengajuan baru untuk setiap proyek baru , dan sebagainya. Semua tugas tersebut diselesaikan oleh sekretaris, yang merupakan bantuan yang tak ternilai bagi tim.

Untuk hal-hal seperti itu, sekretaris harus dapat melakukan banyak tugas, mengetahui fungsi dasar proyek, memahami komputer, dan harus dapat mencoba-coba perangkat lunak penting seperti MS Office, dan sebagainya.

Keterampilan keras dan lunak ini diperlukan untuk keberhasilan proyek, dan sekretaris adalah seorang profesional yang sangat diperlukan yang memiliki keterampilan ini.

10. Mengawasi Staf Kantor

Sekretaris juga merupakan Manajer orang karena sebagian besar staf kantor seperti keamanan, staf kebersihan, resepsionis, an sebagainya harus melapor kepada sekretaris. Sekretaris biasanya mengawasi semuanya.

Sekretaris memastikan bahwa orang-orang ini melakukan pekerjaannya, dan mereka berfungsi secara teratur dalam organisasi. Mereka bertanggung jawab atas fungsi dasar kantor, dan mereka harus dilatih sesuai kebutuhan.

Staf lapangan harus mengetahui peraturan dan regulasi organisasi seperti berpakaian, hal-hal yang mengganggu di kantor, dan sebagainya. Semua dari mereka harus dilatih untuk itu, dan sekretaris memastikan hal itu dilakukan.

Dalam beberapa kasus, kantor akan meminta penggantian karyawan tersebut, yang dihadiri oleh sekretaris.

11. Koordinasi

Meskipun Sekretaris mengoordinasikan pekerjaan antara orang dan tugas, kadang-kadang, juga diperlukan koordinasi antara organisasi lain untuk menyelesaikan hal-hal yang lebih besar.

Seperti sekretaris menerima tamu dari organisasi lain, ada kalanya seorang pejabat yang sekretaris melapor pergi ke organisasi lain. Dalam kasus seperti itu, sekretaris harus berkoordinasi dengan sekretaris lainnya untuk memastikan kelancaran fungsinya.

Menurut persyaratan kedua pejabat, menyesuaikan sesuatu, memastikan sedikit atau tidak ada penundaan dalam tugas yang diberikan, memenuhi tujuan yang disebutkan, dan sebagainya, semuanya dilakukan oleh sekretaris. Koordinasi dengan organisasi lain ini mungkin bersifat sementara tetapi sangat penting karena keberhasilan banyak kesepakatan bergantung padanya.

KESIMPULAN

Peran Sekretaris dalam sebuah organisasi berbeda-beda, dan itu untuk memastikan bahwa segala sesuatunya dikelola dan dikoordinasikan dengan lancar. Sekretaris juga memastikan bahwa tujuan terpenuhi dan dokumentasi diselesaikan untuk mencapai tujuan bisnis.

Menerapkan prosedur administrasi, memastikan kebijakan perusahaan terpenuhi semuanya diawasi oleh sekretaris.

Demikianlah uraian artikel tentang 11 Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris. Semoga dapat menjadi tambahan pengetahuan untuk Anda.