Definisi Dan Elemen Sistem Manajemen

Definisi Dan Elemen Sistem Manajemen - Sistem manajemen didefinisikan sebagai pandangan sistematis dari seluruh organisasi dari bagaimana dia menyampaikan dan mencapai tujuan bisnisnya.

Apa Itu Sistem Manajemen?

Sistem manajemen adalah pandangan sistematis organisasi untuk menentukan bagaimana sistem itu menciptakan dan mempertahankan pelanggan. Inilah sebabnya, untuk mendefinisikan sistem manajemen, kita harus melihat organisasi dari perspektif sistematis.

Karena banyaknya elemen yang mempengaruhi sistem manajemen, memiliki perspektif sistematis akan membantu kita keluar dari elemen-elemen yang mempengaruhi sistem manajemen.

Sistem Manajemen

Ada banyak bagian dan departemen dalam setiap bisnis. Ada departemen penjualan, produksi, SDM, keuangan, admin, dukungan pelanggan, back-office, dan sebagainya. Semua departemen ini harus dikelola untuk mencapai tujuannya.

Karena semua departemen ini saling terkait, maka diperlukan sebuah sistem manajemen yang akan menjaganya sambil merealisasikan tujuannya. Tujuan organisasi dapat terdiri dari berbagai jenis seperti pencapaian kualitas layanan, peningkatan Keunggulan operasional, peningkatan kesehatan dan keselamatan di tempat kerja, peningkatan penjualan, dan sebagainya.

Setiap organisasi akan memiliki tingkat kompleksitas yang berbeda. Sistem manajemen diperlukan untuk mengendalikan kompleksitas dan departemen yang saling terkait ini.

Sistem manajemen bisa sederhana atau kompleks, tergantung pada jenis dan karakter organisasinya. Mereka juga dapat bersifat ad hoc atau berkelanjutan, atau dapat seragam untuk setiap orang atau berbeda untuk setiap orang.

Sistem manajemen yang berbeda akan menghasilkan standar efektivitas yang berbeda pula. Ini karena apa yang berhasil untuk seseorang tidak akan berhasil untuk semua orang.

Elemen-Elemen Sistem Manajemen

Terdapat berbagai jenis elemen dalam sistem manajemen, tergantung pada organisasinya.

Berikut adalah 12 elemen umum dalam sistem manajemen, antara lain:

1. Kepemimpinan, Keterlibatan, Dan Tanggung jawab

Kepemimpinan adalah aspek yang sangat penting. Seorang pemimpin bertanggung jawab atas perkembangan keseluruhan organisasi dan memimpinnya untuk mencapai tujuannya.

Seiring dengan kepemimpinan, tanggung jawab dan keterlibatan juga merupakan aspek penting dari sistem manajemen. Tetapi karyawan diharapkan untuk bertanggung jawab atas pekerjaan mereka.

2. Seleksi Dan Penempatan Karyawan

Pemilihan karyawan untuk pekerjaan yang relevan merupakan aspek lain yang juga penting. Bergantung pada keterampilan karyawan, dia dilatih dan dipekerjakan untuk pekerjaan yang sesuai.

3. Keterlibatan Tenaga Kerja

Tenaga kerja harus terlibat dalam kegiatan sehari-hari organisasi. Berinteraksi dengan senior atau manajemen senior, komunikasi yang teratur, jelas, dan tepat dengan kolega lain semua departemen, memberikan masukan mengenai kegiatan sehari-hari, dan sebagainya.

4. Komunikasi

Sebuah organisasi harus memiliki jalur komunikasi. Ini mungkin internal atau eksternal, tergantung pada kebutuhan, organisasi akan memanfaatkan saluran komunikasi. Komunikasi dengan pemangku kepentingan eksternal dan internal sangat penting karena seluruh organisasi bergantung pada dua faktor ini.

5. Dokumentasi, Manajemen Pengetahuan, Dan Catatan

Sebuah organisasi harus memiliki sistem dokumentasi yang tersusun dengan baik bersama dengan database manajemen pengetahuan. Keduanya penting bagi karyawan dan manajemen karyawan.

Dokumentasi dalam pencatatan juga penting bagi organisasi untuk menjaga database pelanggan. Mereka inilah yang kemudian ditindaklanjuti dengan prospek bisnis.

6. Pemantauan Proyek

Pemantauan proyek seiring berjalannya proyek sangat penting untuk departemen yang berbeda. Di balik setiap proyek, banyak sumber daya dipertaruhkan, dan keberhasilan proyek sangat penting bagi semua orang yang terlibat di dalamnya.

Inilah sebabnya mengapa proyek dipantau seiring berjalannya tahap dari tahap pertama ke tahap akhir. Masukan yang relevan diberikan oleh manajemen agar tetap pada jalurnya.

7. Standar Dan Praktik

Mempertahankan standar organisasi tanpa kompromi adalah suatu kebutuhan. Setiap orang, terlepas dari posisi mereka dalam organisasi, harus mengikuti praktik dan prosedur standar yang ditetapkan untuk tugas tertentu.

Misalnya, saat pergi ke pabrik, bergantung pada produk yang diproduksi, penting untuk mengenakan peralatan keselamatan untuk melindungi diri Anda sendiri dan menjaga kesterilan tempat. Sebuah organisasi yang tidak mengikuti etika akan memiliki kepercayaan yang dipertanyakan pada pasar dan karyawannya.

8. Inspeksi Dan Pemeliharaan

Setiap organisasi membutuhkan inspeksi dan pemeliharaan. Fasilitas digunakan setiap hari, dan keausan memerlukan pemeriksaan agar berfungsi dengan benar. Memeriksa fasilitas dan rutinitas harian penting untuk menjaganya tetap pada jalurnya.

Kapanpun dibutuhkan, perawatan harus dilakukan. Pemeliharaan tahunan dan pemeliharaan preventif adalah bagian dari kerusakan rutin.

9. Identifikasi Potensi Kegagalan

Keausan secara teratur akan menyebabkan potensi kerusakan pada peralatan. Selain mereka, mungkin ada fitur potensial dalam sistem, strategi produk. Sebagai bagian dari sistem manajemen, penting untuk mengenali potensi kegagalan dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk mencegahnya.

Seperti yang dikatakan dengan benar, satu jahitan pada waktunya menghemat sembilan. Dengan demikian, posisi harus memastikan bahwa potensi kegagalan dikenali dan ditangani tepat waktu.

10. Pemilihan Dan Manajemen Vendor

Vendor adalah bagian penting dari setiap industri. Selain menyediakan bahan baku, juga berguna untuk memberikan informasi persaingan dan update di industri. Ini bisa sangat berguna untuk organisasi yang ingin mendapatkan keunggulan kompetitif.

Pentingnya pemilihan vendor yang benar tidak bisa cukup ditekankan. Selain seleksi, manajemen vendor juga sama pentingnya.

11. Pelaporan Dan Investigasi Insiden

Banyak insiden yang terjadi di organisasi setiap hari. Mereka mungkin terkait dengan produksi, pemasaran, keuangan, SDM, atau fungsi lainnya. Faktanya tetap bahwa insiden terus terjadi.

Sebagai sistem manajemen yang baik, harus ada sistem pelaporan dimana setiap orang dapat melaporkan suatu kejadian. Setelah insiden terjadi, siapa pun harus melaporkannya sehingga sistem investigasi yang tepat dapat berfungsi. Menyelidiki sebuah insiden sama pentingnya dan harus menjadi kewajiban di setiap organisasi.

Melaporkan insiden tersebut dapat mengungkapkan kekurangan dan kemungkinan kesalahan dalam sistem, yang dapat diatasi.

12. Audit Dan Intervensi

Auditing adalah memeriksa dan mengkonfirmasikan data yang disediakan oleh organisasi. Audit keuangan adalah yang paling umum dilakukan di setiap organisasi. Auditor keuangan ditugaskan untuk mengimplementasikannya.

Mungkin ada auditor internal atau auditor eksternal. Selain audit keuangan, ada jenis audit lain yang sering terjadi di setiap perusahaan.

Misalnya, audit penjualan, audit akun, audit pemasaran, audit SDM, dan sebagainya. Jika ditemukan sesuatu yang tidak konsisten setelah diaudit, maka ada intervensi dari auditor untuk memperlancar proses dengan menghilangkan kendala dalam mengatasi masalah tersebut.

Desain Sistem Manajemen Yang Efektif

Perusahaan harus dapat mendiskusikan, merencanakan, dan menetapkan peran. Hal tersebut dilakukan untuk memberikan kepemimpinan yang baik, yang didasarkan pada sistem manajemen.

Sistem manajemen harus didokumentasikan dan diberitahukan di seluruh organisasi untuk memahami kontribusinya dalam menyelesaikan tujuan organisasi.

Biasanya, sistem manajemen memiliki karakteristik ini dan melibatkan penggunaan sistem komputer dan jaringan. Sistem membantu setiap anggota untuk menyadari dan mengakses informasi jika diperlukan.

Sistem manajemen juga harus mampu memberikan informasi tentang persaingan. Persaingan inilah yang mendorong strategi awal organisasi. Struktur dan desain biasanya mengikuti strategi.

Persaingan penting karena kelangsungan hidup perusahaan di pasar bergantung sepenuhnya pada persaingan. Inilah mengapa perusahaan harus memiliki sistem yang efisien.

Sistem informasi yang handal diperlukan untuk memberikan informasi pesaing kepada perusahaan. Sistem informasi ini juga harus menyediakan analisis pasar, yang sangat penting bagi perusahaan untuk meluncurkan produk baru.

Sistem manajemen harus berkolaborasi dengan antarmuka eksternal dan fleksibel untuk memperbarui lini produk dan lini pasar.

Sistem manajemen harus dirancang untuk menyeimbangkan pemangku kepentingan dan menunjukkan bagaimana perbedaan kebutuhan pemangku kepentingan mempengaruhi keuangan organisasi.

Pengguna akhir atau pelanggan perusahaan membentuk kelompok pemangku kepentingan terbesar dan paling berpengaruh. Pelanggan secara inheren merupakan bagian dari setiap organisasi dan kekuatan pendorong di belakang sistem manajemen.

Ini karena organisasi harus dapat menyimpan dan mengakses informasi pelanggan. Desain sistem manajemen dan pengaruhnya terhadap organisasi sangatlah besar. Ini benar, terutama dalam kasus organisasi besar. Perusahaan terhubung langsung ke sistem komputer mereka, dan database ini harus dilindungi oleh organisasi.

Karyawan adalah bagian terpenting kedua dari sebuah organisasi setelah pelanggan. Jika karyawan tidak dipenuhi dan dipuaskan oleh perusahaan, mereka akhirnya akan kehilangan cengkeramannya di pasar.

Kualitas produk akan turun karena tenaga kerja akan keluar atau berhenti. Kepuasan karyawan secara langsung akan menghasilkan profitabilitas yang tinggi dan meningkatkan bisnis dalam organisasi.

Poin Penting

Sistem manajemen merupakan benang penting yang menghubungkan berbagai bagian organisasi. Ini juga bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan dan berfungsi melalui semuanya sebagai satu unit yang homogen.

Sistem manajemen dari berbagai organisasi memiliki persyaratan yang berbeda, dan fungsinya bergantung pada sifat industri.