7 Tips Memulai Rapat Tepat Waktu

image via freepik

Dalam beberapa artikel saya kedepan, saya akan membahas seputar permasalahan meeting atau pertemuan di kantor. Mengapa saya merasa perlu untuk mengupas tentang meeting ini? Salah satu hal yang mendasarinya adalah beberapa orang masih belum begitu memahami apa sebenarnya manfaat dan tujuan meeting di kantor, dan masih menganggap bahwa meeting adalah sebuah rutinitas kegiatan yang membosankan.

Ada banyak sekali permasalahan yang bisa di gali dari masalah meeting ini, dan saya akan berusaha mengungkapkannya kepada Anda dalam beberapa artikel saya nanti.

Salah satu masalah yang paling menjengkelkan dengan pertemuan (meeting) adalah orang yang datang terlambat dan tidak tepat waktu. Keterlambatan tersebut tentu saja akan membuat rapat yang seharusnya bisa segera dimulai menjadi molor. Hal ini jelas merongrong dan mengurangi waktu untuk menyelesaikan pekerjaan yang lainnya. 

Berikut ini adalah beberapa cara untuk memperbaiki kejadian tersebut, dan agenda meeting bisa dimulai tepat waktu.

1. Buatlah Daftar Kehadiran Dan Waktu Kedatangannya

Masukkan waktu kedatangan pada daftar hadir meeting sangat efektif. Misalnya, untuk pertemuan yang dijadwalkan untuk mulai di jam 9 pagi, maka Anda bisa datang jam 8:50 dan dituliskan pada waktu kedatangan pada agenda atau daftar hadir tersebut.

Waktu kedatangan berguna karena memungkinkan setiap orang untuk bersosialisasi, mendapatkan kopi, atau mengatur bahan - bahan sebelum pertemuan dimulai. Hal ini juga memastikan agar setiap orang hadir pada waktu yang sudah dijadwalkan.

2. Menawarkan Suguhan (Minuman plus makanan ringan)

Sediakan kopi, jus, teh atau buah - buahan sebelum pertemuan dimulai. Hal ini akan sangat disambut dengan baik jika pertemuan atau rapat tersebut berlangsung sepanjang hari dan dihadiri oleh orang dari perusahaan lain. Ini menyediakan waktu untuk bersosialisasi antara tamu dan juga dapat menyediakan makanan bagi mereka yang datang dari luar kota.

Tapi di sini adalah menawarkan hal tersebut hanya selama waktu kedatangan sebelum rapat di mulai atau ketika break istirahat. Ketika rapat sudah dimulai maka singkirkan minuman dan makanan tersebut agar pertemuan bisa tetap fokus. 

Dan hal lain, menyediakan makanan ringan yang membuat orang lebih produktif (seperti buah) akan lebih baik daripada makanan yang membuat mereka kenyang (seperti donat).

3. Tetapkan Contoh

Tiba di tempat pertemuan (meeting) Anda sebelum rapat dijadwalkan untuk dimulai. Anda dapat menggunakan waktu untuk memastikan bahwa ruangan telah diatur dengan benar. Dan Anda dapat menyapa peserta saat mereka tiba di tempat meeting tersebut. Ini akan membantu Anda muncul dalam kontrol dari proses pertemuan tersebut dari awal.

Dan hal ini tentu saja juga berlaku untuk Anda, artinya Anda juga harus tiba di pertemuan orang lain dengan tepat waktu.

4. Buatlah Mudah

Jadwalkan pertemuan (meeting) Anda untuk dimulai pada waktu ganjil, seperti 9:10 pagi. Hal ini memungkinkan setiap orang untuk hadir di tempat pertemuan tersebut satu jam sebelum acara dimulai yakni pada pukul 8:00 pagi untuk melakukan perjalanan ke tempat pertemuan Anda. Demikian pula, Akhiri pertemuan Anda setidaknya sepuluh menit sebelum jam berikutnya sehingga peserta memiliki waktu untuk melakukan perjalanan ke pertemuan berikutnya.

5. Jual Ketepatan

Kirimkan memo atau E-mail (bisa juga melalui aplikasi pesan) dan menekankan pentingnya untuk tiba tepat waktu. Panggil peserta kunci untuk mengingatkan mereka tentang waktu mulai pertemuan. Beri orang alasan untuk berada tepat waktu, seperti meminta seorang eksekutif teratas (CEO) untuk membuat pernyataan pembuka.

Biarkan eksekutif teratas (CEO) untuk meninggalkan tempat meeting tersebut setelah dia membuat komentar pembukaan, itu karena mereka sangat sibuk.

6. Mengharapkan Ketepatan

Jika perusahaan Anda (atau Departemen, dan sebagainya), Anda dapat memberitahu orang bahwa mereka diharapkan hadir tepat waktu. Kemudian menegakkan aturan ini dengan membuat dimensi kinerja. Demikian pula, tiba tepat waktu untuk menunjukkan komitmen Anda. Dan bila perlu, mengadakan sesi pembinaan pribadi dengan mereka yang membutuhkan bantuan memahami harapan Anda tersebut.

7. Bersikap Realistis

Sadarilah bahwa beberapa orang mungkin berada di luar pembinaan karena sikap atau hubungan pribadi dengan Anda. Juga, mengakui bahwa tidak mungkin untuk menjamin bahwa setiap orang akan selalu tiba tepat waktu di setiap pertemuan Anda. Akan selalu ada keadaan darurat, kejutan, dan beberapa orang yang menolak untuk bekerja sama dengan Anda.

Tanyakan dan katakan kepada orang tersebut untuk memberitahukan kepada Anda jika mereka kemungkinan akan datang terlambat. Jika perlu, jadwalkan rapat untuk mengakomodasi mereka ini.

Demikianlah uraian tentang 7 Tips Memulai Rapat Tepat Waktu. Semoga bermanfaat untuk Anda. Silahkan membaca artikel saya yang lain untuk menambah wawasan dan pengetahuan Anda.

Share :