12 Tips Meeting Di Kantor Agar Berjalan Dengan Efektif

image via freepik

Terkadang meeting di kantor hanya sekedar menjadi aktivitas rutin yang di adakan secara reguler dan tidak menghasilkan sebuah terobosan baru atau metode baru yang berhubungan dengan bisnis perusahaan. Kegiatan berlangsung sangat tidak efektif dan cenderung membosankan dan hanya membuang - buang waktu kerja saja.

Hal ini tentu bertolak belakang dengan tujuan dari meeting tersebut, karena seharusnya sebuah meeting di adakan untuk membahas masalah - masalah penting yang menyangkut bisnis perusahaan. Apakah itu berkenaan dengan tenaga kerja, mesin, peralatan, strategi perusahaan dan masalah - masalah lainnya yang menyangkut produktivitas karyawan.

Pertanyaannya adalah,, bagaimanakah cara mengagendakan sebuah meeting agar bisa berjalan dengan efektif?

Sebagai referensi untuk Anda, berikut ini adalah 12 Tips Meeting Di Kantor Agar Berjalan Dengan Efektif yang akan membantu Anda terlihat seperti seorang yang profesional, antara lain sebagai berikut:

1. Minta kepada semua orang yang di undang meeting agar bisa hadir lima sampai sepuluh menit lebih awal. Ini akan memberikan waktu yang cukup bagi setiap orang untuk bersosialisasi, mendapatkan kopi, atau mengatur bahan - bahan sebelum meeting tersebut di mulai.

2. Diskusikan masalah - masalah yang cukup sensitif dengan peserta kunci (utama) sebelum meeting di mulai. Gunakan ini sebagai kesempatan untuk mendengarkan dan mengumpulkan informasi tentang masalah yang terjadi.

Dari sini Anda akan memahami berbagai pandangan, kebutuhan, dan sejarah munculnya masalah tersebut. Informasi ini dapat membantu Anda untuk mempersiapkan agenda dan melakukan meeting tersebut dengan bekal yang cukup. Selain itu, Anda mungkin dapat memfasilitasi solusi atau strategi untuk solusi sebelum meeting di mulai. Dalam kedua kasus tersebut, maka hasilnya akan menjadi sebuah meeting yang lebih efisien.

3. Rencanakan sebuah meeting kecil yang berfokus pada satu masalah saja. Orang akan bekerja lebih efektif selama jangka waktu yang singkat (sekitar 45 menit). Hal ini juga memungkinkan Anda untuk mencocokkan pendapat yang muncul dengan masalah yang ada agar meeting tersebut menjadi lebih produktif.

4. Undanglah hanya mereka yang dapat berkontribusi setidaknya 50% dari permasalahan yang akan di bahas dalam agenda meeting tersebut. Untuk sebuah meeting yang berlangsung lebih dari 30 menit, undangan peserta khusus hanya di berikan ke bagian yang berkaitan dengan kontribusi mereka terhadap masalah tersebut.

5. Kirim salinan minute meeting (notulen) kepada semua orang yang telah diundang untuk tujuan berbagi informasi tentang hasil meeting tersebut. Mereka dapat membaca notulen tersebut dan memahami kembali bagian - bagian yang mereka lewatkan dalam meeting tersebut.

6. Ketika diundang ke sebuah meeting dengan agenda yang samar atau belum jelas, tanyakan: peran apa yang Anda miliki terkait dengan masalah tersebut. Mengapa Anda membutuhkan kehadiran saya? Jika dampak kehadiran Anda adalah relatif kecil, Anda bisa menolak untuk hadir dan menggunakan waktu untuk pekerjaan lainnya. Perencana meeting sering mencoba untuk menambah pentingnya pertemuan dengan mengundang anggota terkemuka dari organisasi atau perusahaan.

7. Jika pemimpin rapat atau meeting tersebut tampaknya telah memungkinkan tujuan pertemuan untuk melayang (ngelantur), tanyakan segera : "apa yang ingin Anda capai?" atau "bagaimana kami dapat membantu Anda?" atau "bagaimana kita akan tahu ketika kita selesai mengerjakan ini?" Pertanyaan ini dapat membantu memfokuskan pertemuan pada sasaran yang akan di tuju.

8. Jika sebuah meeting tampaknya berada di luar kendali, menyarankan penundaan dan reconvening di lain waktu adalah sebuah hal yang bijak. Ini akan memungkinkan Anda untuk memperjelas tujuan, mempersiapkan strategi, dan lebih memahami masalah tersebut.

9. Mencerminkan isi poin kunci masalah. Hal ini memastikan bahwa setiap orang memiliki pemahaman yang sama tentang titik kunci dari masalah yang akan di bahas. Meskipun ini adalah salah satu tanggung jawab Ketua, hal itu dapat diisi oleh orang lain dalam meeting tersebut.

10. Siapkan daftar pertanyaan, ide, gagasan dan saran Anda sebelum meeting. Kemudian Anda dapat memusatkan perhatian Anda pada diskusi dalam meeting tersebut dan mendengarkan pendapat peserta meeting yang lain.

11. Perhatikan pendengar bukan pembicara. Wajah dan bahasa tubuh mereka akan memberitahu Anda apakah mereka setuju atau tidak setuju, hal ini dapat membantu memandu Anda berpartisipasi dalam diskusi tersebut.

12. Bekerja dengan urgensi yang tepat. Kehidupan adalah terbatas, dan pembahasan dalam pertemuan hendaknya sama. Rencanakan anggaran waktu dan kemudian gunakan untuk memandu pertemuan Anda dengan baik, agar berjalan dengan efektif. Luangkan waktu ekstra hanya ketika masalah yang di bahas tidak kunjung mencapai titik temu dan menemukan solusi atau keputusan yang final.

Ingat, sebuah meeting di adakan untuk mencari solusi atas sebuah masalah dan bukan ajang untuk saling berbantahan dan mempertahankan pendapat masing - masing sehingga meeting tersebut bisa menjadi tidak terkendali. Jika hal itu terjadi maka pasti tidak akan menghasilkan apa - apa.

Itulah artikel tentang 12 Tips Meeting Di Kantor Agar Berjalan Dengan Efektif. Semoga bermanfaat dan berguna untuk Anda.