Skip to content Skip to sidebar Skip to footer

10 Hal Penting Ketika Memimpin Rapat Yang Harus Anda Ketahui


10 Hal Penting Ketika Memimpin Rapat Yang Harus Anda Ketahui
image via freepik

Kebanyakan pemimpin organisasi atau perusahaan akan mempertimbangkan kemampuan seseorang dalam memimpin sebuah pertemuan atau rapat ketika membuat keputusan tentang promosi pada mereka. Oleh karena itu, bagi Anda yang sedang mengejar karir di dalam organisasi atau perusahaan hendaknya belajar bagaimana cara memimpin sebuah rapat yang efektif dan efisien agar mendapatkan nilai plus dimata bos Anda.

Sebagai referensi untuk Anda, berikut ini adalah sepuluh tips yang akan membantu Anda agar terlihat seperti seorang profesional ketika mengadakan dan memimpin sebuah rapat yang efektif.

1. Hindari Pertemuan (Rapat)

Cari informasi dan uji tentang pentingnya untuk mengadakan sebuah pertemuan atau rapat dengan bertanya,  "Apa yang terjadi dengan itu? " Jika jawaban Anda adalah,  "Tidak ada, " maka lebih baik tidak usah memanggil pertemuan (meeting).

2. Siapkan Goal Dari Rapat Tersebut 

Sebuah keputusan penting dan final adalah hasil yang ingin Anda peroleh pada akhir sebuah pertemuan atau meeting. Tulislah tujuan Anda sebelum pertemuan tersebut dimulai. Semuanya harus jelas, lengkap, dan spesifik bahwa orang lain bisa menggunakannya untuk memimpin pertemuan Anda. Pastikan juga bahwa keputusan tersebut dapat dicapai dengan orang yang tersedia, sumber daya, dan waktu. Tujuan tertentu yang jelas akan membantu setiap orang untuk membuat kemajuan yang efisien menuju hasil yang relevan dalam meeting tersebut.

3. Tantang Setiap Tujuan

Tanyakan,  "Apakah ada cara lain untuk mencapai ini? " sebagai contoh, jika Anda ingin mendistribusikan informasi, Anda mungkin merasa lebih efisien untuk menggunakan sarana telepon, FAX, mail, E-mail, atau melakukan kunjungan langsung. Sadarilah bahwa pertemuan adalah kegiatan tim. Simpan tugas yang memerlukan upaya dan kerja tim dalam rapat Anda.

4. Siapkan Agenda

Semua orang tahu bahwa sebuah agenda akan mengarah dan menuju pada pertemuan yang efektif. Namun, banyak orang yang katakanlah  "menghemat waktu " dengan mengabaikan untuk mempersiapkan agenda untuk sebuah pertemuan. 

Sebuah pertemuan tanpa agenda adalah seperti perjalanan tanpa adanya peta di tangan. Jika hal ini terjadi, maka  dijamin untuk mengambil dan menghasilkan sebuah keputusan akan memerlukan waktu yang lebih lama dan keputusan yang dihasilkan cenderung tidak maksimal. Sebagai catatan, tanpa adanya agenda yang jelas, maka Anda berisiko menjadi penolong bagi orang lain.

5. Memberitahu Orang Lain

10 Hal Penting Ketika Memimpin Rapat Yang Harus Anda Ketahui
image via freepik

Kirimkan agenda rapat setidaknya sehari sebelum jadwal rapat tersebut. Itu akan membantu orang lain untuk bersiap dan bisa bekerja dalam membantu Anda dalam rapat tersebut.  Peserta yang tidak siap akan membuang waktu Anda dengan rapat yang berkepanjangan.

6. Asumsikan Kontrol

Jika Anda menemukan diri Anda dalam sebuah rapat tanpa adanya agenda, maka akan lebih baik jika Anda berjalan keluar dari rapat tersebut. Jika Anda harus tetap tinggal di dalam rapat  tersebut, maka siapkan agenda yang jelas dalam rapat tersebut. 

Mengumpulkan daftar masalah, mengidentifikasi hal yang paling penting, dan fokus bekerja pada hal itu. Ketika Anda telah selesai, dan waktu masih tersisa,  pilih isu yang paling penting berikutnya.

Sebuah pengecualian atau catatan khusus : Anda dapat menggunakan rapat tanpa agenda yang spesifik untuk mencari bantuan untuk proyek Anda.

7. Fokus Pada Masalah

Hindari bercerita, membuat lelucon, dan membicarakan masalah yang tidak terkait dengan agenda utama rapat tersebut. Meskipun itu sedikit menghibur, akan tetapi itu adalah membuang - buang waktu, mengalihkan fokus peserta rapat, dan menyesatkan orang lain dalam rapat tersebut. Simpan kesenangan untuk acara sosial di mana itu akan lebih bermakna dan dihargai.

8. Bersikap Selektif

Undanglah hanya kepada mereka yang dapat berkontribusi untuk mencapai tujuan Anda dalam rapat tersebut. Kerumunan pengamat dan pendukung akan terus maju dalam sebuah rapat.

9. Anggaran Waktu

Tidak ada yang akan menghabiskan Rp. 1.000.000  pada sebuah pensil seharga sepuluh sen, tetapi mereka sering menghabiskan waktu 40 karyawan pada sebuah meeting. Anggaran waktu sebanding dengan nilai masalah. 

Misalnya, Anda bisa mengatakan,  "saya ingin keputusan tentang ini dalam 10 menit. Itu berarti Anda akan mengevaluasinya selama 9 menit berikutnya, dan kemudian diikuti dengan pemungutan suara untuk menentukan keputusan final.

10. Gunakan bahasa yang terstruktur dengan baik dalam memimpin rapat Anda. 

Bahasa yang terstruktur ini akan membuat Anda tetap terkendali sementara Anda bisa memastikan partisipasi yang merata dari setiap peserta rapat dan mencapai kemajuan yang sistematis terhadap hasil rapat tersebut.

Itulah 10 Hal Penting Ketika Memimpin Rapat Yang Harus Anda Ketahui. Semoga bermanfaat dan bisa menambah wawasan pengetahuan Anda.

Post a Comment for "10 Hal Penting Ketika Memimpin Rapat Yang Harus Anda Ketahui"