Apa yang Dinamakan Peralatan Kantor?

Apa yang dinamakan peralatan kantor? Peralatan kantor bisa disebut juga dengan perlengkapan kantor. Istilah ini mengacu pada suatu fungsi kantor yang harus memiliki alat-alat pendukung dalam menunjang produktivitas orang-orang di dalamnya.

Bila perlengkapan kantor tidak ada atau tidak memadai, sebuah kantor tidak akan berjalan dengan baik. Kantor akan kehilangan maknanya sebagai sebuah tempat untuk melakukan berbagai hal yang berhubungan dengan suatu kegiatan.

Maka dari itu, sebuah kantor wajib memiliki peralatan pendukungnya yang disebut peralatan kantor. Apa yang dinamakan peralatan kantor ini? Mengapa pula sebuah kantor harus memiliki kelengkapan peralatan? Jawaban dari pertanyaan tersebut akan dijelaskan berikut ini.

Tentang Kantor

Berbicara peralatan kantor, pastinya akan berbicara tentang kantor itu sendiri. Apa itu kantor? Kantor merupakan istilah yang diserap dari bahasa Belanda, yakni “kantoor”. Istilah tersebut memiliki pengertian ruangan untuk melakukan segala kreativitas kerja atau sebuah tempat yang diduduki oleh seorang pimpinan.

Kantor juga bisa berada sebuah lokasi yang menjadi pusat atau kedudukan sebuah instansi. Di dalam bahasa Inggris, kantor adalah “office”, sebuah ruangan untuk memberikan pelayanan.

Secara etimologis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja.

Ada dua  pengertian kantor, pertama pengertian dinamis dan kedua pengertian statis. Kantor dalam pengertian dinamis maksudnya tempat berlangsungnya suatu aktivitas mengumpulkan, mencatat, menyimpan, sebuah data atau informasi. 

Pengertian ini mengacu pada makna sempitnya, yaitu tempat administrasi, dalam instansi pendidikan, sering disebut tata usaha.

Kantor dalam arti dinamis berarti sebuah ruangan atau markas dari suatu instansi, lembaga, atau jawatan. Di tempat ini lah semua kegiatan yang menunjang untuk pemaksimalan suatu pekerjaan dilakukan. 

Biasanya kegiatan tersebut meliputi kegiatan yang berhubungan dengan administrasi, baik pencatatan, pengumpulan, maupun tempat penyimpanan suatu data.

Dari pengertian kantor di atas, dapat disimpulkan bahwa kantor adalah ruangan, media, atau sarana bagi orang-orang untuk melakukan tugasnya sesuai porsinya masing-masing. 

Dan untuk menunjang segala aktivitas pekerjaan tersebut, sebuah kantor harus memiliki peralatan kantor demi kelancaran dalam proses administrasi atau proses penunjang pekerjaan lainnya.

Pengertian Peralatan Kantor

Dijelaskan sebelumnya, bahwa dalam suatu kantor, untuk menunjang aktivitas, diperlukan berbagai peralatan kantor. Lalu apa yang dinamakan peralatan kantor? Peralatan kantor ini berhubungan dengan segala sesuatu yang sifatnya berbentuk barang. Untuk lebih jelasnya, simak pembahasannya berikut ini.

Peralatan kantor merupakan tools yang berfungsi sebagai penghasil, pengantara, pembantu, suatu proses pekerjaan agar sesuai dengan tujuan. Tanpa peralatan kantor, sebuah pekerjaan mustahil dilakukan menghasilkan sesuatu yang sangat baik. 

Untuk itu, demi tujuan dan target yang mendekati kesempurnaan, maka diperlukan peralatan yang efektif dan efisien dalam menunjang segala aktivitas pekerjaan.

Untuk memperlancar kegiatan perkantoran ini, diperlukan perencanaan dalam memilih peralatan kantor. Perencanaan ini digunakan untuk mempertimbangkan segala peralatan yang dibutuhkan dengan penyesuaian dana yang ada.

Dengan semacam perencanaan ini, sebuah perkantoran akan memiliki segala peralatan kantor yang efektif dan berguna. Tentu dengan perencanaan ini, sudah diperhitungkan pula peralatan kantor yang memang tidak dibutuhkan.

Jenis-jenis Peralatan Kantor

Di dalam peralatan kantor, dikenal istilah perbekalan. Dalam kacamata manajemen organisasi, istilah perbekalan ini memiliki kemiripan pengertian dengan peralatan kantor. 

Perbekalan biasanya mengacu pada segala barang yang bergerak maupun tidak bergerak yang terdapat dalam suatu kantor dan sifatnya memiliki usia pemakaian yang pendek.

Dalam hal ini, perbekalan merupakan bagian dari peralatan kantor. Namun untuk kategori meja, kursi, lemari, dan perabot lainnya umumnya bukan disebut perbekalan, melainkan perabot kantor. Perabot kantor ini pun merupakan bagian dari peralatan kantor. Lalu, apa yang dinamakan peralatan kantor?

Peralatan kantor adalah istilah umum untuk semua barang yang ada di perkantoran. Peralatan kantor ini memiliki beragam istilah yang merupakan bagian dari peralatan kantor. Istilah-istilah tersebut meliputi perabotan kantor, mesin kantor, perbekalan kantor, dan hiasan kantor.

Perabot kantor, seperti yang sudah dibahas sebelumnya merupakan istilah yang mengacu pada segala barang yang sifatnya tahan lama. 

Perabot kantor biasanya merupakan barang yang terbuat dari kayu maupun besi. Perabotan ini umumnya berukuran besar dan fungsinya pun lebih banyak. Meja, lemari, brankas, merupakan bagian yang masuk kategori perabot kantor.

Yang kedua disebut dengan mesin kantor. Mesin kantor merupakan peralatan pendukung utama dalam menyelesaikan pekerjaannya. Mesin kantor bersifat memudahkan pekerjaan orang, baik untuk keefektifan maupun kecepatan.

Komputer, mesin fotokopi, printer, merupakan barang-barang yang termasuk kategori mesin kantor. Untuk diketahui, telepon, fax, dan alat komunikasi lainnya merupakan bagian dari mesin kantor. Adapun beberapa pihak ada yang mengkategorikan barang tersebut secara terpisah, yakni pesawat kantor.

Yang ketiga adalah perbekalan kantor. Istilah ini merupakan istilah yang mengacu pada segala barang yang umumnya diperlukan untuk kepentingan dan aktivitas sehari-hari. 

Seperti yang diungkap sebelumnya, perbekalan kantor memiliki sifat yang relatif pendek bila dibandingkan dengan peralatan lainnya. Pensil, kertas, tinta, dan alat keperluan menulis lainnya merupakan bagian dari perbekalan kantor.

Yang keempat ada yang disebut dengan hiasan kantor. Hiasan kantor merupakan peralatan atau benda yang fungsinya sebagai dekorasi saja. 

Meskipun dekoratif, barang-barang ini memiliki efek pengaruh pada aktivitas kerja di kantor. Dengan hadirnya hiasan kantor, suasana di ruang kantor bisa lebih menyenangkan dibandingkan tanpa hiasan.

Kegunaan Peralatan Kantor

Pertanyaan dari “apa yang dinamakan peralatan kantor?” sudah dijelaskan secara baik berikut dengan jenis-jenisnya. Pertanyaan selanjutnya adalah, apa kegunaan dari peralatan kantor selain sebagai penunjang aktivitas perkantoran?

Pertanyaan tersebut sebenarnya sudah diulas di awal. Namun, sembari mengambil kesimpulan dari uraian tentang peralatan kantor, berikut dijelaskan beberapa poin yang bisa menjelaskan pertanyaan lebih lanjut.

Peralatan kantor merupakan barang-barang yang berfungsi meningkatkan keefektifan bekerja. Berkat barang-barang ini segala bentuk pekerjaan menjadi lebih mudah.

Peralatan kantor akan membuat hasil kerja menjadi maksimal dan mendekati kesempurnaan.

Peralatan kantor sangat berguna sebagai sarana dan kenyamanan para pekerja untuk terus memacu dirinya sehingga efek produktivitas meningkat.

Peralatan kantor akan membuat para pekerja belajar dalam memanfaatkan fungsi maksimal dari sebuah barang.

Peralatan kantor akan membuat pekerjaan lebih cepat dibandingkan tanpa peralatan.

Peralatan kantor merupakan aset dan juga pelengkap kantor.

Peralatan kantor berfungsi sebagai sarana penyimpan berbagai data yang berhubungan dengan perkantoran. Yang memiliki fungsi terutama adalah lemari, brankas, dan komputer yang menyimpan data.

Demikianlah penjelasan tentang kantor dan peralatan kantor. Mudah-mudahan penjelasan tersebut bisa menjawab pertanyaan “apa yang dinamakan peralatan kantor?”

Share :