Skip to content Skip to sidebar Skip to footer

Risalah Rapat atau Minutes of Meeting

 

Risalah Rapat atau Minutes of Meeting

credit:freepik

Apakah Risalah Rapat itu?

Risalah rapat adalah dokumentasi tertulis yang digunakan untuk memberi tahu orang lain tentang hal-hal yang terjadi didalam sebuah rapat atau meeting.

Hal-hal berbeda yang dapat dicantumkan dalam risalah rapat adalah nama peserta, tanggal jatuh tempo atau kalender, item agenda, poin utama, tindakan atau tugas, keputusan berbeda yang diambil peserta, keputusan yang diambil di masa depan dalam rapat, pencatatan poin terpenting, berbagai dokumen seperti file lampiran, gambar, dan sebagainya.

Risalah Rapat

Apa yang terjadi didalam sebuah rapat dicatat secara terpisah, dan disebut sebagai risalah rapat.

Ini adalah sebuah catatan resmi sehingga disimpan secara permanen. Ini digunakan sebagai referensi masa depan tentang apa yang terjadi dalam pertemuan tersebut. Risalah rapat sangat berguna bagi mereka yang tidak dapat menghadiri rapat atau mereka yang ingin melihat sekilas apa yang terjadi dalam rapat tertentu.

Dengan kata sederhana, notulen rapat adalah catatan yang berisi semua informasi penting yang terkait dengan rapat. Jangan mengerti kata-kata , karena itu tidak berarti  berisi informasi menit demi menit, namun lebih disukai, jika ini mencakup informasi kunci terkait dengan rapat tersebut.

Mulai dari keputusan yang dibuat dalam rapat hingga mereka yang hadir, semuanya masuk dalam risalah rapat. Posting ini akan membawa Anda jauh ke dunia notulen rapat dan membantu Anda memahami apa itu, apa yang tercakup di dalamnya, dan bagaimana cara membuat notulen rapat yang efektif. 

Apa Isi Risalah Rapat?

Orang sering merasa bingung tentang apa yang ada dalam risalah rapat.

Nah, organisasi Anda mungkin memberi Anda format khusus untuk notulen rapat, tetapi umumnya notulen rapat harus disiapkan sebagai referensi.

Ini harus mencakup informasi sedemikian rupa sehingga siapa pun di masa depan dapat memahami segala sesuatu tentang rapat hanya dengan membaca notulen rapat.

Berikut adalah beberapa informasi penting yang harus dimasukkan dalam risalah rapat, antara lain:

  • Nama rapat
  • Tanggal, waktu dan tempat rapat
  • Tujuan rapat
  • Nama peserta
  • Diskusi
  • Keputusan dibuat dan langkah selanjutnya
  • Jadwal dan tempat rapat berikutnya
  • Dokumen yang diperlukan

Jadi, ini merupakan dasar dari gambaran umum tentang bagaimana notulen rapat Anda akan terlihat.

Anda dapat mengubahnya sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda pada kondisi rapat. Harus disiapkan sedemikian rupa sehingga mereka yang tidak hadir dapat memahami setiap bagian rapat dengan benar.

Mengapa Risalah Rapat Penting?

Nah, kebanyakan dari kita tidak memahami esensi sebenarnya dari risalah rapat.

Orang menganggapnya hanya membuang-buang waktu dan tenaga. Tetapi yakinlah bahwa mereka bermanfaat dan menghemat banyak waktu dan uang Anda di masa depan.

Rapat dengan direksi bukan sekedar diskusi, sebaliknya, banyak hal terjadi di sana. Ini harus dicatat dalam format yang komprehensif untuk referensi di masa mendatang. Bagi mereka yang melewatkan rapat, risalah rapat menjadi aset yang paling berharga.

Misalkan jika di masa depan organisasi Anda ingin merujuk ke rapat tertentu tentang keputusan apa pun dan Anda tidak memiliki notulen rapat dengan Anda. Seberapa besar kemungkinan Anda semua akan mengingat setiap informasi dengan benar?

Hampir nol. Dalam kasus seperti itu, notulen rapat bertindak sebagai anugerah, risalah tersebut menghemat waktu dan uang Anda yang berharga.

Mempersiapkan notulen rapat adalah salah satu kebiasaan terbaik yang dapat Anda tanamkan.

Bagaimana Mempersiapkan Risalah Rapat?

Notulen rapat bisa sangat berguna bagi organisasi mana pun. Mereka sangat efisien bila disiapkan dengan benar. Risalah rapat yang tidak komprehensif tidak akan bermanfaat bagi organisasi Anda.

Seharusnya risalah rapat tidak hanya berisi tentang semua informasi penting secara komprehensif sehingga dapat dipahami di masa depan.

Berikut ini adalah cara efektif menyusun notulen rapat:

1. Sebelum Rapat 

Orang sering mengabaikan periode ini saat menyiapkan notulen rapat dan akhirnya membuat sebuah kesalahan. Ini adalah periode krusial, dan Anda dapat melakukan beberapa hal penting yang akan membuat notulen rapat Anda menjadi efektif.

Lihat agenda rapat untuk mendapatkan ide tentang rapat tersebut. Anda harus menyiapkan garis besar berdasarkan agenda, dan ini akan membuat pekerjaan Anda tidak terlalu rumit. Sisakan ruang terpisah untuk beberapa acara yang tidak direncanakan.

Periksa peralatan Anda seperti perekam, laptop, tablet, dan sebagainya. Diskusikan dengan atasan Anda, dan lihat apakah mereka memiliki saran khusus. 

Pastikan alat Anda berfungsi dengan baik. Siapkan rencana cadangan jika alat gagal seperti menggunakan pena dan kertas jika laptop Anda gagal berfungsi dengan baik.

2. Selama Rapat 

Di sinilah fase paling krusial dari pekerjaan Anda. Pertama-tama, catat nama, tanggal dan waktu, tempat, serta motif pertemuan tersebut. Buat semua orang menandatangani lembar kehadiran, dan Anda harus tahu siapa setiap orang.

Tidak perlu menulis setiap komentar dari peserta, bukan mencatat poin-poin penting. Singkirkan bias Anda saat menulis informasi. Ini adalah dokumen resmi, karenanya Anda harus mencatat setiap informasi penting bahkan jika Anda tidak setuju dengannya.

Tuliskan keputusan yang dibuat dan tentang gerakannya. Catat jadwal rapat berikutnya dan akhiri menit Anda dengan waktu akhir rapat.

3. Setelah Rapat

Ini adalah waktu di mana Anda meninjau kembali menit Anda dan memperbaiki kesalahan yang Anda buat. Pertama-tama, ketikkan menit dalam format tertentu segera setelah rapat selesai karena semuanya masih segar dalam pikiran Anda.

Koreksi menit Anda,  periksa kesalahan umum. Pastikan Anda telah memasukkan semua pengaturan waktu dan informasi penting lainnya. Ambil ulasan dari orang lain yang menghadiri rapat. Lakukan pengeditan terakhir dan kirimkan menit Anda.

Tips Penting untuk Risalah Rapat

Ada kemungkinan bahwa Anda akan membuat beberapa kesalahan, meskipun Anda telah berusaha untuk melakukan segalanya dengan benar. Berikut tips yang harus Anda ikuti untuk menghindari kesalahan tersebut :

  • Buatlah menit Anda singkat dan ringkas. Ini tidak boleh berisi deskripsi yang ambigu.
  • Ikuti template dan jangan lewatkan daftar periksa penting apa pun.
  • Catat informasinya segera setelah muncul. Tolong jangan menyimpannya untuk nanti.
  • Dapatkan klarifikasi jika Anda menginginkannya.
  • Jangan membuatnya terlalu rumit dengan bahasa Anda. Buat sesederhana mungkin.
  • Tambahkan dokumen yang diperlukan

Anda harus mengikuti semua tips ini untuk mempersiapkan menit yang tepat untuk organisasi Anda.

Template Risalah Rapat 

  1. Tanggal
  2. Hadir Anggota
  3. Absen Anggota
  4. Panggilan untuk memesan atau Pembukaan Keterangan
  5. Persetujuan risalah rapat dari (Tanggal)
  6. Penambahan agenda rapat
  7. Persetujuan agenda rapat
  8. Bisnis dari rapat sebelumnya
  9. Item 1- Akan dibahas
  10. Butir 2- Akan dibahas
  11. Butir tambahan yang akan ditambahkan dalam agenda pertemuan
  12. Penundaan
  13. Pertemuan berikutnya (Tanggal)
  14. Kesimpulan!

Jadi, ini semua tentang notulen rapat. Tidak diragukan lagi, ini adalah esensi yang bagus untuk organisasi.

Setiap organisasi harus mempromosikannya. Pedoman tersebut di atas harus diikuti untuk menyiapkan berita acara efektif yang berguna bagi organisasi.

Selain itu, pendapat otoritas harus selalu diambil untuk memastikan semuanya berjalan dengan persetujuan bersama. Risalah rapat harus disiapkan dengan hati-hati dan dengan keahlian untuk menghemat waktu dan uang organisasi (perusahaan) di masa depan.

Post a Comment for " Risalah Rapat atau Minutes of Meeting"