Fungsi SOP Staf Administrasi
Apakah Anda mengetahui SOP Staf Administrasi? Staf administrasi memiliki tugas untuk menjalankan sistem administrasi suatu perusahaan dengan baik dan terorganisir. Dengan demikian, bagian administrasi memiliki peranan yang penting dalam laju sebuah perusahaan.
Bagi Anda yang ingin mengetahui bagaimanakah cara kerja SOP Staf Administrasi, berikut ini adalah ulasan lengkapnya.
SOP Staf Administrasi
Staf administrasi memiliki peranan yang sangat penting bagi laju perusahaan. Dengan adanya Staf administrasi, segala hal yang berkaitan dengan proses kerja perusahaan mulai dari yang paling kecil hingga yang paling besar terutama yang berhubungan dengan laju keuangan perusahaan dapat dijalankan dan dikontrol dengan baik.
Staf administrasi tidak dapat berjalan dan bekerja sendiri. Berbagai divisi lain sangat berperan penting sebagai sarana atau sumber data yang akan diolah oleh Staf administrasi.
Misalnya pada perusahaan yang bergerak di bidang peminjaman uang kepada nasabah, Staf administrasi diharuskan untuk mendapatkan data-data calon nasabah dari marketing, setalah data calon nasabah didapat, proses selanjutnya adalah pengecekan kelengkapan data dan penyesuaian dengan jumlah pinjaman yang diajukan.
Pihak administrasi akan mengeluarkan data dan meminta izin berupa acc atasan yang berwenang untuk melakukan proses persetujuan atau yang dikenal dengan istilah ACC.
Setelah izin didapat, pihak administrasi akan memberitahu pihak marketing untuk melakukan follow up dan pemanggilan terhadap calon nasabah untuk dilakukan wawancara singkat dan proses pencairan uang yang akan dilakukan oleh pihak frontliner.
Jadi pada intinya, Staf administrasi memerlukan koordinasi yang baik dengan Staf dari divisi lain untuk menjalankan administrasi perusahaan.
Fungsi SOP Staf Administrasi
Lalu apa fungsi SOP Staf Administrasi dalam tugasnya menjalankan administrasi perusahaan? SOP merupakan singkatan dari "standard operating procedure". SOP sendiri merupakan sebuah bentuk dokumen yang di dalamnya terdapat instruksi penting yang berkaitan dengan tugas Staf administrasi, waktu penyelenggaraannya, dan berbagai hal lain yang berkaitan dengan kegiatan Staf administrasi di suatu perusahaan.
Dengan adanya SOP Staf Administrasi, tugas dari Staf administrasi lebih tersusun dengan baik dan rapi. SOP Staf Administrasi sangat berguna bagi suatu perusahaan yang memiliki rutinitas yang serupa setiap harinya. Karena SOP Staf Administrasi dapat dijadikan acuan jelas dalam setiap kegiatan proses administrasi yang terus mengalami pengulangan setiap hari.
SOP Staf Administrasi juga bisa dijadikan sebagai suatu pembanding antara apa yang idealnya dilakukan oleh Staf administrasi dan kenyataan yang terjadi di lapangan secara langsung. Dengan begitu suatu perusahaan dapat melakukan evaluasi yang jelas mengenai apa hal yang harus diperbaiki dari kinerja pegawainya.
Sop tidak hanya diterapkan bagi perusahaan maupun instansi swasta, kalangan birokrasi pun bisa menggunakan sistem sop sebagai acuan yang jelas mengenai berbagai hal yang menjadi kewajiban dari pekerja. SOP Staf Administrasi dapat memberikan rambu-rambu yang jelas mengenai cara kerja ideal suatu perusahaan untuk terus maju menghadapi berbagai jenis gempuran dari saingan.
Dengan adanya SOP, berbagai konflik yang berhubungan dengan laju perusahaan dapat diminimalisir karena setiap staf dari berbagai divisi perusahaan memiliki tujuan yang sama dan sudah tersusun jelas dalam SOP.
Walaupun memiliki tugas sebagai petunjuk bagi cara kerja perusahaan, SOP ternyata tidak berisi tentang detail cara mengerjakan suatu pekerjaan, namun SOP lebih menitikberatkan pada peraturan suatu divisi dalam melaksanakan tugasnya.
Coba kita bandingkan antara perusahaan yang menggunakan SOP sebagai panduannya dan perusahaan yang tidak menggunakan sistem yang jelas dalam segi peraturan pekerja.
Dari dua perusahaan itu sekilas akan terlihat sama, hanya memang perusahaan yang dapat maju dan bertahan menghadapi gempuran saingan adalah perusahaan yang memiliki peraturan yang jelas dalam hal pekerjaannya.
Dengan peraturan tersebut para pekerja tidak perlu untuk terus diarahkan dalam hal pekerjaan dan jadwalnya setiap hari. Dengan begitu divisi training memiliki tugas yang jauh lebih ringan daripada harus terus-menerus memberikan panduan mengenai apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan berkaitan dengan pekerjaannya.
Pentingnya SOP Staf Administrasi
SOP merupakan suatu peraturan yang harus ditaati, namun SOP pun tidak luput dari ketidaksesuaian dengan kondisi lapangan yang dinamis. Misalnya saat teknologi semakin canggih, SOP yang semula mengharuskan Staf administrasi untuk mengirimkan laporan atau nota dengan mempergunakan mesin fax, kini harus diganti dengan menggunakan email yang jauh lebih murah dan lebih cepat.
Pada saat-saat tertentu seperti itulah perlu adanya revisi terhadap peraturan yang dituliskan dalam SOP, agar sesuai dengan keadaan di lapangan saat itu dan selalu mengikuti kemajuan zaman yang akan mempengaruhi pengeluaran perusahaan.
Sebagai karyawan yang baik jangan pernah ragu untuk menyatakan kritikan Anda terhadap SOP yang telah dibuat dan apa solusi yang bisa Anda berikan sebagai bahan acuan SOP yang baru. Karena pada dasarnya, Anda yang berperan sebagai Staf lah yang jauh lebih mengetahui kondisi lapangan yang terus bergerak secara dinamis.
Dengan begitu pihak perusahaan tentu akan mempertimbangkan usulan Anda dan menjadikannya sebagai sebuah acuan untuk terus memperbaiki kinerja perusahaan ke arah yang lebih baik lagi.
Dengan adanya usulan tersebut, perusahaan bisa berkaca dan mulai melakukan pembenahan terhadap kinerjanya. Oleh karena itu perlu diadakannya revisi yang dilakukan secara konsisten setiap 2-3 bulan sekali dengan menggunakan referensi dari para karyawan atau dengan dilakukannya pengontrolan langsung saat karyawan sedang bekerja.
SOP harus disusun dengan bahasa yang baku namun mudah dimengerti oleh karyawan baru sekalipun, dengan begitu tidak akan ada pertanyaan yang berhubungan dengan kalimat rancu yang ditulis pada SOP.
Maka dari itu perlu adanya keterlibatan ahli bahasa dalam proses penyusunan SOP. Tujuannya agar SOP lebih terstruktur dari segi bahasa dan pesannya dapat tersampaikan dengan baik pada para karyawan. Sehingga mereka dapat langsung melaksanakan apa yang telah menjadi mandat dalam SOP tersebut.
Pembuat SOP pun harus memposisikan dirinya sebagai karyawan, jadi setiap peraturan harus didasarkan pada berbagai hal yang berhubungan dengan kinerja karyawan di lapangan. Jangan sampai pembuat SOP menyusun SOP dengan standar yang terlalu tinggi sedangkan kemampuan perusahaan terbatas.
Buatlah SOP yang benar-benar sesuai dan dapat dijalankan perusahaan dengan baik tanpa perlu tertatih-tatih dalam hal pelaksanaannya! Dengan begitu karyawan akan lebih betah dan loyal terhadap perusahaan jika target yang diberikan masuk akal dan sesuai dengan fasilitas yang diberikan perusahaan.
Walaupun sebenarnya mimpi setiap perusahaan adalah untuk menjadi yang terbaik, namun proses menuju hal tersebut tidak dapat dilakukan secara tergesa-gesa. Semua perlu dilakukan secara perlahan namun menunjukan kemajuan yang signifikan.
Demikianlah penjelasan mengenai fungsi SOP Staf Administrasi dan peranannya dalam sebuah perusahaan. Semoga bermanfaat bagi Anda yang sedang merintis perusahaan pribadi maupun bagi para karyawan yang bekerja dengan mempergunakan SOP yang sudah tidak sesuai dengan kondisi di lapangan.
Dengan adanya SOP yang tersusun dengan baik maka perusahaan tersebut akan terus maju dan stabil di tengah kerasnya persaingan bisnis sekarang ini.
Post a Comment for " Fungsi SOP Staf Administrasi"