Tugas Karyawan Bagian Administrasi Perkantoran

Tugas - tugas yang terkait dengan administrasi dalam sebuah perusahaan sangat beragam. Salah satunya adalah bagian administrasi perkantoran. Administrasi perkantoran merupakan proses pengawasan pengoperasian kantor sehari-hari.

Tugas karyawan di bagian administrasi perkantoran ini biasanya menjadi tanggung jawab dari pegawai administrasi ataupun manajer.

Bergantung pada struktur operasi umum organisasi perusahaan itu sendiri dan kompleksitas tugas yang berhubungan dengan operasi pada umumnya, maka tanggung jawab manajer atau karyawan bagian administrasi perkantoran akan memfokuskan pada tugas-tugas utama atau melibatkan pengelolaan berbagai fungsi.

Pekerjaan Multitasking

Seorang karyawan di bagian administrasi perkantoran harus memiliki kemampuan multitasking yang mumpuni, karena tugas - tugas yang harus dikerjakannya sangat banyak dan beragam.

Salah satu tugas pokok yang berhubungan dengan administrasi perkantoran adalah pengelolaan karyawan yang terkait dengan operasional kantor.

Biasanya, karyawan bagian administrasi perkantoran bertanggung jawab untuk mengawasi staf kantor, memastikan bahwa setiap karyawan memiliki sumberdaya yang kompeten untuk menjalankan tugasnya dengan baik.

Karyawan administrasi perkantoran juga berfungsi sebagai pemecah masalah, memberikan dukungan dan bantuan kepada karyawan ketika terjadi situasi yang tidak biasa selama penyelesaian tugas yang diembankannya.

Sudah menjadi tugas umum bagi seorang pegawai administrasi perkantoran bertanggung jawab untuk melakukan evaluasi karyawan, merekomendasikan kenaikan gaji, atau memberikan karyawan pelatihan silang sebagai sarana untuk membantu karyawan dalam upaya untuk meningkatkan hubungannya dengan pemilik perusahaan.

Seiring dengan pengelolaan administrasi kantor dan upaya mendukung karyawan, administrasi perkantoran juga memastikan bahwa kantor selalu memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk tetap produktif.

Hal tersebut melibatkan koordinasi untuk melakukan perbaikan peralatan kantor yang rusak atau menyiapkan dan mengirimkan permintaan pembelian barang baru jika dibutuhkan.

Seorang pegawai administrasi perkantoran sering mendapatkan tugas untuk mengelola perlengkapan kantor (ATK) seperti kertas, alat tulis, pita printer, atau barang lain yang sering digunakan di kantor.

Karyawan administrasi perkantoran berusaha untuk menjaga laju dan keseimbangan operasional kantor dengan dana yang telah dianggarkan dan sering memiliki masukan untuk perencanaan dana bagi periode anggaran selanjutnya.

Bergantung pada ruang lingkup keterlibatan administrasi perkantoran, maka biasanya pemilik perusahaan mengharuskan pegawai yang mengurusi masalah administrasi perkantoran ini minimal harus bergelar D2 dari lembaga pendidikan terakreditasi dengan jurusan yang berhubungan dengan fungsi umum bisnis.

Dengan lingkungan kantor yang sangat kompleks, seorang administrator bahkan mungkin membutuhkan gelar S1 sesuai dengan bidang studinya.

Banyak perusahaan lebih menyukai untuk mempromosikan karyawan dari dalam perusahaan itu sendiri, yang berarti apabila pada awalnya seseorang bekerja pada tingkat bawah akhirnya mendapatkan pelatihan yang diperlukan untuk mengerjakan pekerjaan administrasi perkantoran.

Ketika kasus seperti ini terjadi, maka pemilik perusahaan biasanya akan membantu karyawan tersebut untuk memperoleh kesempatan melanjutkan pendidikannya melalui penyediaan bantuan pendidikan dalam memperoleh gelar sarjana dan dengan berbagai jenis mentoring program pekerjaan.

Tugas Karyawan Administrasi Perkantoran

Tugas karyawan bagian administrasi perkantoran akan bervariasi dan berbeda - beda diantara perusahaan, tetapi terdapat beberapa kemampuan utama yang dibutuhkan untuk menempati posisi ini.

Di antara tugas pokonya adalah melakukan komunikasi dan organisasi. Kemampuan menjawab panggilan telepon yang sangat baik, kemampuan tulisan dan berbicara merupakan kemampuan yang sangat vital, karena Anda akan berkorespondensi setiap hari dengan orang-orang yang sangat penting.

Karena karyawan administrasi ini bertanggung jawab dengan hampir semua pekerjaan, maka kemampuan organisasi yang kuat sangat diperlukan untuk keberhasilan dalam menjalankan tugas pada posisi ini.

Berikut adalah beberapa Tugas Karyawan Bagian Administrasi Perkantoran, yaitu:

1. Menjawab panggilan telepon

Menjawab panggilan telepon merupakan salah satu tugas utama yang perlu diperhatikan untuk pekerjaan administrasi ini. Karyawan administrasi perkantoran harus memiliki kemampuan menjawab telepon yang baik serta suara yang ramah dan menyenangkan.

Sebagai administrator kantor, Anda akan berbicara kepada konsumen, penyalur, dan kalangan profesional lainnya. Anda mungkin saja dibutuhkan untuk menjawab beberapa pertanyaan penting, mengetahui alamat atau meneruskan penelepon ke wakil perusahaan lainnya.

2. Penjadwalan

Jika Anda adalah karyawan di bagian administrasi kantor tunggal dalam sebuah perusahaan, Anda mungkin akan bertanggung jawab untuk menjaga penjadwalan pertemuan dan acara perusahaan. Anda kemungkinan akan bertanggung jawab pada satu orang atau keseluruhan staf.

Contohnya meliputi berbagai urusan seperti pengaturan janji dengan klien atau merencanakan pertemuan staf mingguan.

Dalam beberapa kasus, seorang karyawan bagian administrasi perkantoran juga berfungsi sebagai asisten pribadi sehingga Anda juga kemungkinan akan mengurusi tukang rumput atau pembersih kolam, konfirmasi pemesanan makan malam atau menyiapkan akomodasi perjalanan untuk bos Anda.

3. Komunikasi

Sebagai administrator kantor, Anda mungkin akan menjadi corong perusahaan, dan mengharuskan Anda untuk sering berbicara atas nama atasan Anda. Karena tugas ini, memiliki kemampuan interpersonal teladan merupakan prasyarat yang sangat signifikan.

Anda tidak hanya akan berkomunikasi dengan orang dalam atau luar perusahaan, tetapi Anda juga akan bertanggung jawab untuk menyampaikan informasi-informasi penting perusahaan lainnya. Komunikasi akan berlangsung tatap muka, melalui telepon, melalui surat, faksimili, dan melalui email.

4. Entri data

Sebagai administrator kantor, Anda mungkin juga akan bertanggung jawab untuk menciptakan dan memelihara data lembar kerja atau memasukkan informasi ke dalam database perusahaan.

Sebagai contoh, karyawan administrasi perkantoran pada perusahaan konstruksi mungkin akan menyimpan data lembar kerja dari supplier lokal dan harga material.

Kebanyakan perusahaan juga menyimpan catatan-catatan rinci mengenai informasi konsumen: alamat, nomor kontak, alamat email dan catatan layanan.

5. Pengorganisasi

Ini merupakan kategori yang paling inklusif dan mungkin saja yang paling penting. Administrator kantor memberikan sentuhan organisasi dan efisiensi ke seluruh kantor dan dalam aspek-aspek lainnya pada perusahaan. Mereka melakukannya melalui pemeliharaan sistem pengarsipan yang teratur dan rapi.

Deskripsi Kerja Karyawan Administrasi Perkantoran

Deskripsi pekerjaan seorang karyawan administrasi perkantoran mencakup berbagai fungsi yang luas. Karyawan administrasi bertanggung jawab untuk kegiatan operasionali organisasi dan tugas yang terdiri atas semua fungsi dari penanganan sumber daya manusia (SDM) hingga menyeimbangkan aset keuangan, bergantung pada kebijakan dan kondisi pekerjaan dari organisasi tersebut.

Karyawan administrasi perkantoran bertanggung jawab untuk melakukan berbagai kegiatan organisasi sejalan dengan misi dan visi organisasi atau perusahaan tersebut.

Tugas seorang karyawan administrasi perkantoran memang menjadi multitasking, selain harus menjalankan administrasi juga menjadi hubungan baik dengan karyawan dan juga pemilik perusahaan.

Apa saja sebenarnya yang menjadi tugas dan tanggung jawab seorang karyawan administrasi perkantoran?

1. Orang yang mengawasi fungsi staf sehari-harinya dan memastikan produktivitas dengan pemeriksaan kualitas kerja.

2. Karyawan administrasi perkantoran harus melakukan wawancara kerja dan terkadang memilih kandidat dan kemudian melatihnya jika diperlukan untuk memastikan semua pekerjaan sesuai dengan standar, aturan dan peraturan organisasi atau perusahaan.

3. Karyawan administrasi perkantoran membantu dan mendukung karyawan baru dengan mendidik dan melatih karyawan baru dan juga memberikannya sebuah ide mengenai tanggung jawab khususnya dan juga berkomunikasi dengan syarat dan kondisi kerja. Pada dasarnya membantu mereka sepenuhnya untuk mengenalkan karyawan baru pada institusi.

4. Karyawan administrasi perkantoran harus mengelola dan mengatur penggajian dan kemudian akan memastikan keakuratan, waktu dan efisiensi distribusi penggajian karyawan.

5. Karyawan administrasi perkantoran harus melakukan penilaian dan evaluasi secara terus menerus mengenai kinerja kerja staf dan membantu dalam proses promosinya.

6. Karyawan administrasi perkantoran juga terlibat dalam pekerjaan dasar institusi seperti perencanaan, pengorganisasian dan pengelolaan berbagai kegiatan.

7. Karyawan administrasi perkantoran akan menangani berbagai kegiatan dengan sangat cermat dan melalui pengamatannya bertanggung jawab untuk membuat rekomendasi-rekomendasi penting pada manajemen dan juga menangani kegiatan-kegiatan khusus dengan perusahaan.

8. Karyawan administrasi perkantoran harus mengeluarkan perkiraan pengeluaran tahunan dan menuliskan anggaran belanja perusahaan.

9. Karyawan administrasi perkantoran adalah sebagai media antara karyawan dan perusahaan untuk membangun koordinasi dan komunikasi di antara keduanya.

Tugasnya juga untuk berkomunikasi dengan karyawan dan hubungannya sampai pada tingkat tertinggi dari organisasi dan bekerja untuk mempertahankan kedekatan kolaborasi yang efektif dalam organisasi.

10. Karyawan administrasi perkantoran melakukan serangkaian fungsi sekretaris untuk komite atau organisasi. Keahlian dan spesialisasi yang dibutuhkan oleh seorang administrasi perkantoran adalah kemampuan bekerja sendiri dan bekerja dalam sebuah tim.

Orang tersebut harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik lisan maupun tulisan, harus mampu berfungsi sebagai penghubung antara karyawan dan perusahaan.

Pengalaman dan kualifikasi pendidikan yang dibutuhkan oleh orang tersebut untuk menjadi pegawai administrasi perkantoran adalah gelar sarjana dalam manajemen dan pengetahuan mengenai peraturan ketenagakerjaan dan juga harus mahir dalam mengoperasikan komputer.

Beberapa tahun pengalaman dalam pekerjaan sejenis sebelumnya akan menjadi nilai tambah bagi manajemen.