Tips Penilaian Kinerja Karyawan yang Efektif

credit:freepik

Tips Penilaian Kinerja Karyawan yang Efektif - Apakah Anda merasa tertarik dengan tips tentang bagaimana membuat review kinerja karyawan yang sukses di organisasi atau perusahaan Anda?

Sementara kita ketahui bahwa metode dan pendekatan tinjauan kinerja berbeda dari satu organisasi ke organisasi yang lain, namun prinsip universal tentang bagaimana berbicara dengan seorang karyawan tentang kinerjanya memang ada.

Baik itu tinjauan kinerja, rapat penyesuaian gaji, atau implementasi rencana peningkatan kinerja, maka tips berikut ini akan membantu Anda untuk melakukan penilaian kinerja karyawan yang efektif.

Tips ini berlaku dalam percakapan sehari-hari Anda dengan karyawan. Tips ini juga penting dalam pertemuan formal berkala Anda dengan karyawan untuk membahas tujuan dan kinerja pekerjaan mereka.

Tips berikut ini akan membantu Anda membuat penilaian kinerja menjadi positif dan memotivasi. Mereka akan meningkatkan dan bukan menurunkan kemampuan Anda untuk berinteraksi dengan karyawan Anda.

Tips tentang Penilaian Kinerja Karyawan

Karyawan tidak boleh mendengar tentang kinerja atau kinerja positif yang membutuhkan peningkatan untuk pertama kalinya pada rapat diskusi kinerja formal Anda kecuali jika itu adalah informasi atau wawasan baru.

Manajer yang efektif mendiskusikan kinerja positif dan area untuk melakukan perbaikan secara teratur, bahkan setiap hari atau setiap minggu. Hal tersebut bertujuan untuk menjadikan isi diskusi penilaian kinerja sebagai penekanan kembali pada poin-poin kritis.

Untuk kepentingan memberikan umpan balik secara rutin, penilaian kinerja bukanlah acara tahunan. Pertemuan triwulanan memang lebih direkomendasikan dengan karyawan.

Di satu perusahaan menengah, perencanaan dan evaluasi kerja dilakukan dua kali dalam setahun. Perencanaan pengembangan karir bagi karyawan juga dijadwalkan dua kali dalam setahun, artinya karyawan mendiskusikan pekerjaan dan karirnya secara formal empat kali dalam setahun.

Apa pun komponen proses peninjauan kinerja Anda, langkah pertama adalah dengan menetapkan sasaran yang ingin Anda capai. Karyawan harus tahu persis apa yang diharapkan dari kinerjanya. Diskusi berkala Anda tentang kinerja perlu berfokus pada bagian penting dari pekerjaan karyawan tersebut.

Anda perlu mendokumentasikan rencana kerja ini, seperti tujuan dan harapan dalam rencana kerja atau format ekspektasi pekerjaan, atau dalam format perusahaan Anda. Tanpa kesepakatan tertulis dan gambaran bersama tentang tujuan karyawan, maka kesuksesan karyawan tidak mungkin terjadi.

Selama persiapan dan penetapan tujuan, Anda juga perlu menjelaskan bagaimana Anda akan mengevaluasi kinerja karyawan. Jelaskan dengan tepat apa yang Anda cari dari karyawan tersebut dan bagaimana Anda akan menilai kinerjanya.

Diskusikan dengan karyawan terkait dengan perannya dalam proses evaluasi. Jika proses penilaian kinerja organisasi Anda mencakup evaluasi diri karyawan, bagikan formulir dan bicarakan tentang apa yang diperlukan dalam evaluasi tersebut.

Berbagi Format Penilaian Kinerja Karyawan

Pastikan Anda juga membagikan format penilaian kinerja dengan karyawan, jadi dia tidak terkejut di akhir periode waktu penilaian kinerja. Komponen penting dari diskusi evaluasi ini adalah untuk berbagi dengan karyawan bagaimana organisasi Anda akan menilai kinerja karyawannya.

Karyawan perlu memahami bahwa jika dia melakukan apa yang diharapkan, maka dia akan dianggap sebagai karyawan yang berprestasi. Di beberapa organisasi yang memberi peringkat pada karyawan, ini setara dengan tiga pada skala lima poin. Seorang karyawan harus melakukan lebih dari sekadar kinerjanya saja agar dianggap sebagai karyawan yang luar biasa.

Hindari klakson dan efek halo di mana semua yang dibahas dalam penilaian kinerja melibatkan peristiwa positif dan negatif baru-baru ini. Peristiwa terbaru mewarnai penilaian Anda tentang kinerja karyawan.

Sebaliknya, Anda bertanggung jawab untuk mendokumentasikan kejadian positif seperti proyek yang diselesaikan, dan kejadian negatif seperti tenggat waktu yang terlewat, selama seluruh periode waktu yang dicakup oleh penilaian kinerja.

Di beberapa organisasi, ini disebut dengan laporan insiden kritis. Minta karyawan tersebut untuk melakukan hal yang sama sehingga Anda bersama-sama mengembangkan pandangan yang komprehensif tentang kinerja karyawan selama periode waktu yang dibahas dalam diskusi Anda.

Minta Umpan Balik (Feedback)

Mintalah umpan balik dari kolega Anda yang telah bekerja sama dengan karyawan tersebut. Terkadang disebut umpan balik 360 derajat karena Anda mendapatkan umpan balik untuk karyawan dari atasannya, rekan kerja, dan staf pelaporan, sementara Anda juga menggunakan umpan balik tersebut untuk memperluas informasi kinerja yang Anda berikan kepada karyawan tersebut.

Mulailah dengan diskusi informal untuk mendapatkan informasi umpan balik. Pertimbangkan untuk mengembangkan format sehingga umpan balik tersebut mudah dicerna dan dibagikan dengan Manajer.

Jika perusahaan Anda menggunakan formulir yang Anda isi sebelum rapat, berikan penilaian kinerja kepada karyawan tersebut sebelum rapat. Hal ini memungkinkan karyawan untuk mencerna konten sebelum dia mendiskusikan detailnya dengan Anda. Gerakan sederhana ini dapat menghilangkan banyak emosi dan drama dari rapat penilaian kinerja.

Mempersiapkan Diskusi

Persiapkan diskusi dengan karyawan. Jangan pernah masuk ke review kinerja tanpa melakukan persiapan terlebih dahulu. Jika Anda melakukannya, maka penilaian kinerja akan gagal.

Anda akan kehilangan peluang utama untuk mendapatkan umpan balik dan peningkatan, dan karyawan tersebut tidak akan merasa terdorong dengan kesuksesannya. Dokumentasi yang Anda simpan selama periode penilaian kinerja akan membantu Anda dengan baik ketika Anda mempersiapkan penilaian kinerja karyawan.

Jika perlu, praktikkan pendekatan dengan staf Sumber Daya Manusia (SDM), kolega, atau Manajer Anda. Buat catatan dengan poin utama umpan balik.

Sertakan poin-poin yang dengan jelas menggambarkan poin yang Anda rencanakan untuk disampaikan kepada karyawan. Semakin Anda dapat mengidentifikasi pola dan memberikan contoh, maka akan semakin baik karyawan tersebut memahami dan dapat menindaklanjuti umpan balik tersebut.

Bertemu dengan Karyawan

Saat Anda bertemu dengan karyawan yang akan dinilai, luangkan waktu untuk membahas aspek positif dari kinerjanya. Dalam kebanyakan kasus, diskusi tentang komponen positif dari kinerja karyawan akan memakan waktu lebih lama daripada diskusi tentang komponen negatif.

Untuk karyawan Anda yang berkinerja di atas rata-rata dan karyawan Anda yang berkinerja baik, umpan balik dan diskusi positif tentang bagaimana karyawan dapat terus mengembangkan kinerjanya harus menjadi mayoritas diskusi. Karyawan akan menganggap ini bermanfaat dan memotivasi.

Tidak ada kinerja karyawan yang sepenuhnya negatif, jika demikian, mengapa karyawan tersebut masih bekerja untuk organisasi Anda? Tapi, jangan abaikan juga area yang butuh perbaikan.

Khusus untuk karyawan yang berkinerja buruk, bicaralah secara langsung dan jangan berbasa-basi. Jika Anda tidak langsung, karyawan tidak akan memahami keseriusan situasi kinerja. Gunakan contoh dari seluruh periode waktu yang tercakup dalam penilaian kinerja.

Percakapan adalah Kunci untuk Pertemuan Kinerja yang Produktif

Semangat Anda mendekati percakapan ini akan membuat perbedaan apakah itu efektif atau tidak. Jika niat Anda tulus, untuk membantu karyawan tersebut menjadi lebih baik, dan Anda memiliki hubungan yang positif dengan karyawan tersebut, percakapan menjadi lebih mudah dan efektif.

Karyawan harus percaya bahwa Anda ingin membantunya untuk meningkatkan kinerjanya. Dia perlu mendengar Anda mengatakan bahwa Anda percaya pada kemampuannya untuk berkembang. Ini membantunya percaya bahwa dia memiliki kemampuan dan dukungan yang diperlukan untuk berkembang.

Percakapan adalah kata kunci ketika Anda menentukan pertemuan penilaian kinerja. Jika Anda melakukan semua pembicaraan atau rapat menjadi kuliah, maka penilaian kinerja kurang efektif.

Karyawan akan merasa seperti dimarahi dan diperlakukan secara tidak adil. Ini bukanlah perasaan yang Anda inginkan dari karyawan saat mereka meninggalkan penilaian kinerja mereka.

Anda menginginkan seorang karyawan yang termotivasi dan bersemangat tentang kemampuannya untuk terus tumbuh, berkembang, dan berkontribusi.

Bertujuan untuk rapat penilaian kinerja di mana karyawan berbicara lebih dari separuh waktu. Anda dapat mendorong percakapan ini dengan mengajukan beberapa pertanyaan seperti dibawah ini:

Apa yang menurut Anda paling menantang tentang tujuan Anda untuk kuartal ini?
Dukungan apa yang dapat disediakan departemen untuk Anda yang akan membantu Anda mencapai tujuan ini?
Apa harapan Anda atas pencapaian Anda di perusahaan kami tahun ini?
Bagaimana saya bisa menjadi manajer yang lebih baik untuk Anda?
Seberapa sering Anda ingin menerima umpan balik?
Jenis jadwal apa yang dapat kami atur sehingga Anda tidak merasa terkelola secara mikro, tetapi saya menerima umpan balik yang saya butuhkan untuk kemajuan Anda dalam mencapai tujuan Anda?
Apa agenda yang bisa membantu untuk pertemuan mingguan kita?

Jika Anda memahami dengan baik tips penilaian kinerja karyawan ini dan mempraktikkan rekomendasi ini dalam rapat tinjauan kinerja, maka Anda akan mengembangkan alat yang signifikan untuk alat manajemen Anda.

Penilaian kinerja dapat meningkatkan hubungan Anda dengan karyawan, meningkatkan kinerja untuk organisasi Anda, dan meningkatkan komunikasi manajer-karyawan secara signifikan serta keuntungan bagi pelanggan dan hubungan kerja.

Apakah Anda menikmati membaca artikel ini? Silahkan membaca tips - tips lainnya dengan berselancar di blog ini.