7 Tips Dan Langkah Proses Exit Interview

credit image:freepik.com

7 Tips Dan Langkah Proses Exit Interview - Wawancara keluar (Exit interview) adalah penutup terakhir antara karyawan dan perwakilan perusahaan tempat dia bekerja sebelum dia pergi meninggalkan perusahaan untuk selamanya.

Exit interview ini sangat populer dan tentu saja sudah umum di lakukan disemua sektor bisnis, kantor pemerintah, dan sistem pendidikan karena wawancara keluar ini dapat membantu mengetahui jawaban atas beberapa pertanyaan terkait dengan kebijakan perusahaan.

Tujuan sebenarnya dari wawancara keluar dapat dianggap sebagai umpan balik (feedback) yang dapat berfungsi sebagai kekuatan panduan untuk meningkatkan perekrutan karyawan baru. Wawancara keluar digunakan dalam praktik di masa depan untuk meningkatkan kemampuan retensi perusahaan.

Dalam sebuah perusahaan, personel departemen Sumber Daya Manusia (SDM) adalah yang umumnya melakukan wawancara keluar tersebut. Dia diizinkan untuk mengatur wawancara tersebut dan melakukannya untuk kepuasan bersama diantara kedua belah pihak, yakni karyawan dan perusahaan.

Dalam beberapa kasus, perusahaan mungkin tidak ingin diganggu dengan hal-hal sepele seperti itu dan dialihdayakan melalui penyedia layanan SDM.

Meskipun beberapa perusahaan telah membuat exit interview sebagai konsep wajib, prosesnya harus dilakukan secara sukarela. Ingat Anda tidak dapat memaksa siapa pun untuk memilih wawancara keluar karena dia mungkin mulai berbohong dan justru mengarahkan pewawancara ke arah yang salah.

Langkah-Langkah Melakukan Proses Exit Interview

Ada beberapa cara dan sarana untuk melakukan sebuah exit interview. Sesuai dengan data yang tersedia, metode interaktif adalah salah satu pilihan yang terbaik karena memberikan pewawancara kesempatan yang cukup untuk membentuk pertanyaan agar sesuai dengan individualitas, mendengarkan nuansa dan melihat ekspresi dan yang paling penting menanyakan pertanyaan tindak lanjut untuk sampai ke akar pertanyaan. masalah.

Untuk melakukan wawancara keluar yang layak, penting untuk melalui beberapa langkah penting yang dijelaskan di bawah ini.

Berikut ini adalah 7 Tips Dan Langkah Proses Exit Interview, antara lain:

1. Ciptakan Lingkungan Dan Suasana Yang Nyaman

Wawancara keluar pasti akan sedikit melelahkan saraf karyawan yang akan pergi meninggalkan perusahaan. Dia bisa merasakan tekanan tentang apa yang harus dikatakan dan apa yang tidak boleh dibagikan.

Kunci atau proses wawancara keluar yang efektif adalah menciptakan lingkungan dan suasana yang nyaman sehingga orang yang diwawancarai akan melonggarkan penjagaannya dan dapat menawarkan umpan balik secara jujur.

Pastikan dia tahu bahwa berbagi ide dan mengkritik proses atau karyawan tidak akan berdampak apa pun padanya, jika Anda tertarik untuk mendapatkan opini yang jujur. Kepastian Anda akan sangat membantu dalam menghilangkan kecemasan apapun sehingga dia bisa jujur dan terus terang dalam memberikan tanggapan atas pertanyaan Anda.

2. Pilih Format Wawancara

Persiapkan terlebih dahulu hal tersebut dengan memilih format wawancara keluar yang menurut Anda akan berhasil dalam kondisi saat ini.

3. Perhatikan Dan Dengarkan Dengan Baik

Pewawancara harus memberikan tanggung jawab sepenuhnya pada orang yang diwawancarai. Ajukan banyak pertanyaan dan tindak lanjut agar Anda dapat mengetahui dan memahami alasan seorang karyawan ingin pergi meninggalkan perusahaan Anda.

Bagaimana kesan mereka selama bekerja di perusahaan Anda, apakah dia puas, area apa yang dia anggap perlu diperhatikan dan apa alasan utama yang menyebabkan dia beralih dari pekerjaan ini ke pekerjaan lain adalah beberapa pertanyaan penting yang harus dijawab.

Dengarkan dengan baik jawabannya dan ukur ekspresinya untuk memahami apa yang dia katakan dan terutama apa yang tidak dapat dia ungkapkan. Keduanya penting jika Anda ingin meningkatkan retensi karyawan di perusahaan Anda.

Wawancara keluar adalah kesempatan terakhir bahwa perusahaan harus mempelajari pola pikir karyawannya, menyelaraskan diri, dan menemukan jawaban yang akan membuktikan berkah dalam jangka panjang.

4. Jangan Buang Waktu Yang Sia -Sia

Ingat, bahwa wawancara keluar (Exit interview) sama pentingnya dengan wawancara kerja. Jangan buang waktu sia - sia, dan penting untuk memastikan bahwa pewawancara dan orang yang diwawancarai serius dalam upaya mereka untuk membuat wawancara tersebut sukses.

5. Cari Tahu Aspek Positif Pekerjaan Di Perusahaan Lain

Seorang karyawan ingin pergi meninggalkan perusahaan Anda karena suatu alasan. Wawancara keluar memberi kesempatan pewawancara untuk mengetahuinya dari mulut karyawan tersebut secara langsung, dan dalam hal ini, orang yang diwawancarai atau akan segera menjadi mantan karyawan.

Temukan alasan sebenarnya, mengapa dia ingin meninggalkan perusahaan. Tanyakan apakah manfaat dan kompensasilah yang telah membuatnya memilih perusahaan saingan.

Dengan mendapatkan wawasan tentang aspek positif ketenagakerjaan di perusahaan lain, Anda dapat membuat perubahan di perusahaan Anda untuk meningkatkan retensi karyawan.

6. Tanyakan Tentang Hal-Hal Positif Di Perusahaan Anda

Penting untuk mengetahui apakah karyawan tersebut memiliki sesuatu yang positif untuk dikatakan tentang perusahaan tempat dia bekerja. Minta dia untuk berbagi hal-hal positif di perusahaan yang ada, misalnya tentang visi dan misi perusahaan, Manajernya, dan rekan kerjanya.

Ini akan membantu Anda mengumpulkan beberapa informasi yang berguna untuk perusahaan.

7. Berterimakasih Pada Mereka

Sampaikan rasa terima kasih Anda kepada karyawan yang telah mau melakukan proses wawancara keluar. Pastikan kontribusinya dihargai dan orang lain di perusahaan menyadari bahwa manajemen menghargai usahanya.

Ini akan membantu orang lain untuk maju dan mengambil bagian di dalamnya secara sukarela.

Bagaimana Melakukan Proses Wawancara Keluar?

Pengusaha harus mendorong dilakukannya proses wawancara keluar karena ini adalah peluang emas, jika Anda dapat memanfaatkannya untuk kepentingan perusahaan Anda. Sumber informasi yang kaya ini dapat digunakan untuk memperbaiki perbedaan - perbedaan yang ada di perusahaan.

Ada beberapa cara untuk melakukan proses wawancara keluar (Exit interview), diantaranya:

1. Wawancara Keluar Tatap Muka

Salah satu metode paling populer untuk melakukan wawancara keluar adalah melalui tatap muka. Pewawancara dapat menjadi bagian dari departemen Sumber Daya Manusia (SDM) atau menjadi bagian dari lingkaran manajemen. Dalam beberapa kasus, tanggung jawab dialihdayakan dan ditangani oleh pihak ketiga.

Ada beberapa keuntungan melalui wawancara empat mata karena akan memberikan sentuhan pribadi dan membuka jalan bagi beberapa pembicaraan informal dan kebenaran yang dapat mempengaruhi penanganan dan cara kerja perusahaan di masa depan.

Pewawancara juga mendapatkan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan lanjutan dan menentukan ekspresi wajah karyawan yang di wawancarai secara langsung. Anda tidak bisa mendapatkan keuntungan tanpa kekurangan dari sistem apapun.

Terkadang sentuhan pribadi tampak sombong, dan sulit bagi pewawancara untuk menjawab dengan jujur. Selain itu, prosesnya memakan akan waktu dan mahal, terutama jika Anda memilih menggunakan jasa pihak ketiga (Outsourcing).

2. Survei Online

Setelah wawancara tatap muka, wawancara keluar yang paling populer lainnya dilakukan melalui survei online. Tingkat partisipasi karyawan sangat tinggi karena mereka dapat memberikan pendapat yang jujur tanpa harus bersentuhan langsung dengan pewawancara.

Bahkan perusahaan merasa berguna karena semua informasi tersedia hanya dengan satu klik mouse Anda. Informasi yang dikumpulkan dapat diotomatiskan dan dengan demikian dikompilasi dan dilacak dengan cara yang terbukti berguna bagi pihak yang berkepentingan.

Karena karyawan merasa nyaman dengan pengaturan mereka, akan lebih mudah bagi mereka untuk berbagi informasi yang mungkin mereka ragu-ragu saat menghadapi atau mendengar dari pewawancara mereka secara langsung. Kerugian dari survei online adalah Anda tidak dapat mengajukan pertanyaan lanjutan dan mengetahui akar masalahnya.

3. Survei Konvensional

Formulir survey didistribusikan sebagai bagian dari makalah, dan proses wawancara keluar dilakukan, dimana individu harus menulis informasi yang sesuai di tempat yang diberikan di formulir survey tersebut.

Keuntungan terbesar dari survei konvensional ini adalah bahwa individu merasa lebih mudah untuk menyampaikan keluhan mereka di atas kertas dan karenanya mencoba menawarkan pendapat yang jujur.

Kerugiannya adalah bahwa proses ini merupakan aktivitas yang memakan waktu dan mahal karena perusahaan harus memiliki tim terpisah untuk melacak, menyimpan, dan menangani informasi.

4. Wawancara Keluar Melalui Telepon

Saat ini semakin banyak perusahaan yang memilih metode wawancara keluar melalui telepon karena dianggap lebih mudah untuk membuat kontak dan melakukan wawancara melalui perangkat ini. Ini juga dapat dilakukan oleh Manajemen, personel Sumber Daya Manusia, ataupun pihak ketiga.

Bagian terbaik dari wawancara telepon adalah Anda dapat merekamnya dan memasukkan data dalam sistem pelacakan secara bersamaan saat melakukan wawancara. Tidak membutuhkan usaha tambahan dari pihak pewawancara.

Tingkat penyelesaian wawancara keluar melalui telepon juga sangat tinggi karena mudah untuk menjadwalkan dan mendapatkan jawaban yang sesuai dengan bantuan pertanyaan lanjutan.

Kerugian dari wawancara semacam itu adalah sulitnya orang yang diwawancarai untuk menjawab secara terus terang (jujur) di telepon.

Demikianlah uraian artikel tentang 7 Tips Dan Langkah Proses Exit Interview. Semoga bermanfaat untuk Anda.