6 Langkah Mendelegasikan Pekerjaan Secara Efektif
6 Langkah Mendelegasikan Pekerjaan Secara Efektif - Mendelegasikan pekerjaan adalah salah satu pendekatan terbaik yang dapat digunakan oleh para Manajer atau pemimpin dalam sebuah organisasi atau perusahaan untuk memastikan bahwa lebih banyak tugas dan pekerjaan yang dapat ditangani dalam waktu terbatas, dan peningkatan kapasitas tim tercapai. Pendelegasian tugas dan pekerjaan adalah proses yang sayangnya banyak Manajer justru gagal dalam menerapkannya.
Pada dasarnya, ada 6 langkah pendelegasian tugas dan pekerjaan dengan sukses. Dalam banyak kesempatan, para Manajer gagal untuk menerapkan semuanya dan kemudian mengeluh tentang ketidakefisienan karyawan mereka dalam menyelesaikan pekerjaan mereka. Hal tersebut adalah sebuah kesalahan karena bagaimanapun karyawan tersebut ada di bawah tanggung jawab mereka.
Untuk membantu Anda dalam memahami 6 langkah pendelegasian pekerjaan, pertama-tama saya ingin memberi tahu Anda, beberapa jenis tugas umum yang harus Anda delegasikan. Seorang manajer selalu dapat mendelegasikan beberapa tugas dalam organisasi atau perusahaan, dan beberapa tugas ini meliputi hal - hal sebagai berikut:
TUGAS YANG HARUS ANDA HILANGKAN
Pekerjaan Detail
Sebagai Manajer, peran utama Anda adalah mengarahkan karyawan Anda dalam mencapai tujuan organisasi atau perusahaan secara bersama - sama. Oleh karena itu, Anda tidak perlu terlalu banyak terlibat dalam tugas-tugas yang terperinci atau detail.
Anda sebaiknya berusaha untuk menguraikan proses dan pedoman untuk menjalankan tugas-tugas tersebut dan menyerahkan sisanya kepada tim atau bawahan Anda untuk ditangani. Yang harus Anda lakukan adalah meminta pertanggungjawaban mereka atas hasil dari tugas yang telah Anda berikan tersebut.
Pengumpulan Informasi
Dalam banyak sekali kesempatan, para Manajer biasanya mencoba untuk tetap bertahan dengan pesaing dengan mencari informasi tentang bagaimana mereka melakukan berbagai urusan bisnis dari waktu ke waktu.
Memang itu adalah sebuah ide yang bagus untuk dilakukan, tetapi Anda perlu tahu bahwa pendekatan yang lebih baik untuk mendapatkan perspektif ideal tentang informasi nyata adalah dengan mendelegasikan tugas pengumpulan informasi kepada karyawan junior Anda.
Ini membuat pekerjaan Anda menjadi lebih mudah karena Anda hanya perlu melakukan analisis terhadap laporan yang diberikan dan menghasilkan detail tentang cara menjalankan strategi yang akan Anda rekomendasikan.
Penugasan Yang Berulang
Kemungkinannya akan sangat tinggi bahwa siapa pun yang memegang posisi Manajerial pasti telah melalui berbagai tahapan saat mereka naik dalam karir pekerjaan mereka. Dalam hal ini, Anda seharusnya telah melakukan beberapa peran dan karena itu terbiasa dengan sebagian besar tugas ini.
Artinya, setiap kali Anda menjadi terbiasa dengan bagaimana aspek tertentu dilakukan, tentu akan menjadi lebih mudah bagi Anda untuk beralih ke tugas lain dan hanya kembali ketika karyawan yang melaksanakan tugas tersebut berada dalam krisis dan memerlukan bantuan Anda.
Oleh karena itu, Anda tidak perlu memberikan tugas yang berulang kepada karyawan junior Anda dan fokus melakukan hal-hal penting lainnya.
Peran Pengganti
Manajer tampaknya adalah orang yang sibuk dan sangat dihormati dalam organisasi atau perusahaan. Oleh karena itu, dalam banyak kesempatan, mereka akan diberikan perhatian lebih seperti mendapatkan undangan untuk menghadiri konferensi, rapat, menjawab panggilan dan membalas email tertentu.
Sebagai seorang Manajer, sangatlah penting jika Anda memilih seorang karyawan untuk menggantikan peran Anda bilamana hal tersebut memungkinkan dan di butuhkan. Ini dapat membantu Anda untuk mengurangi ketegangan dengan beberapa komitmen serta mencegah Anda berada di mana-mana sepanjang waktu ketika kehadiran Anda dibutuhkan.
Hal baik lainnya dengan mendelegasikan peran pengganti adalah membantu dalam merawat dan membangun karyawan Anda serta menempatkan mereka pada posisi yang lebih baik dalam menangani beberapa peran Anda, bahkan ketika Anda tidak ada di sana. Ini akan menciptakan sinergi dan kelancaran dalam organisasi Anda.
Berikut adalah 6 Langkah Mendelegasikan Pekerjaan Secara Efektif, antara lain:
1. Persiapan
Jika Anda ingin mencapai hasil terbaik dari bawahan Anda, persiapkan mereka dengan baik untuk tugas yang akan Anda delegasikan. Persiapan, dalam hal ini, berarti mengkomunikasikan secara efektif mengenai tugas - tugas apa yang harus mereka lakukan, dengan mendeskripsikan secara tepat berbagai aspek yang ingin dijadikan sebagai pertimbangan.
Persiapan juga melibatkan komunikasi yang efektif pada tenggat waktu tugas serta harapan setelah pekerjaan itu selesai. Pastikan Anda meluangkan cukup waktu untuk mengembangkan sikap disiplin agar Anda dapat memetakan apa yang Anda cari dan Anda butuhkan.
2. Konfirmasikan Pemahaman
Ini semua adalah tentang bagaimana Anda memberikan informasi terperinci dalam memastikan apakah bawahan Anda telah memahami secara detail, pentingnya tugas dan mungkin kerumitan yang akan muncul terkait dengan tugas yang Anda berikan.
Ajukan pertanyaan untuk mengetahui area atau aspek yang perlu diklarifikasi kembali untuk memastikan bahwa semuanya telah dapat dipahami dengan baik untuk menghindari kasus melakukan hal yang salah terutama ketika Anda tidak ada di sana untuk memberikan arahan kepada mereka.
3. Menentukan Standar
Sangat penting bagi Anda untuk menetapkan satu standar yang harus ditaati dalam memudahkan Anda untuk mengukur realisasi tugas yang telah diselesaikan. Ketika menetapkan standar tersebut, penting juga bagi Anda untuk memastikan bahwa standar tersebut realistis dan dapat dicapai, untuk menantang pencapaian bawahan Anda. Oleh karena itu, hal ini penting di antara semua langkah pendelegasian yang tidak boleh Anda abaikan begitu saja.
4. Konfirmasi Komitmen
Pada langkah ini, Anda terutama diharapkan untuk memberikan kebebasan kepada bawahan Anda untuk mengerjakan tugas yang didelegasikan kepada mereka tanpa hambatan dan sabotase yang tidak perlu dari karyawan lainnya.
Ini juga merupakan proses pendelegasian di mana Anda perlu memastikan bahwa bawahan yang dipilih telah menerima untuk melakukan penugasan tersebut. Ini penting karena memungkinkan karyawan yang ditugaskan untuk menunjukkan komitmen yang tidak terbagi dengan tugas lainnya yang memungkinkan mereka untuk mencapai hasil terbaik sesuai harapan Anda.
Selama tahap ini, ingat juga untuk memberi tahu bawahan Anda tentang kemungkinan konsekuensi yang mungkin timbul pada individu atau organisasi jika hasil yang diinginkan gagal terwujud.
5. Memberikan Dukungan
Sangat penting bagi Anda untuk memastikan bahwa setiap peralatan, perkakas, dan sumber daya ideal yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut telah diberikan kepada mereka sebelum dan saat melaksanakan penugasan itu.
Untuk menyelesaikan tugas-tugas semacam itu mungkin memerlukan hal-hal seperti pelatihan, bantuan keuangan, dan gadget seperti telepon dan komputer. Yang perlu Anda lakukan adalah memastikan bahwa dukungan itu dapat diberikan segera untuk mencegah munculnya ketidaknyamanan yang mungkin timbul.
6. Pastikan Akuntabilitas
Hal ini juga merupakan salah satu langkah dasar dalam pendelegasian pekerjaan dan tugas dalam organisasi atau perusahaan. Perlu Anda ketahui bahwa komunikasi antara Anda sebagai Manajer dan bawahan Anda adalah bagian penting dari pendelegasian pekerjaan.
Anda perlu memastikan bahwa mereka memiliki sikap bertanggung jawab atas tugas yang dipercayakan kepadanya. Alasannya adalah hal ini bisa menjadi menakutkan ketika Anda menyadari bahwa tugas belum disampaikan dengan memuaskan atau belum diselesaikan dalam tenggat waktu yang telah Anda tetapkan.
Demikianlah uraian artikel tentang 6 Langkah Mendelegasikan Pekerjaan Secara Efektif. Semoga bermanfaat dan berguna untuk Anda.
Oleh karena itu, Anda perlu membuat program komunikasi dan akuntabilitas dua arah yang efektif agar karyawan dapat selalu berkomunikasi dengan Anda mengenai status proyek dari waktu ke waktu.
Post a Comment for " 6 Langkah Mendelegasikan Pekerjaan Secara Efektif"