Exit Interview - 3 Topik Penting Yang Perlu Anda Fokuskan

Menurut sebuah studi yang di publikasikan oleh Future Workplace dan Kronos Incorporated, sebanyak 87% dari Pimpinan Perusahaan mengatakan bahwa meningkatkan retensi karyawan adalah bagian prioritas yang penting bagi perusahaan mereka.

Salah satu dari strategi utama untuk meningkatkan retensi karyawan tersebut adalah pemahaman terhadap sumber masalah mengapa karyawan memilih untuk pergi.

Jika pimpinan perusahaan (dalam hal ini adalah Manager HR) tidak memahami mengapa karyawan mulai mencari peluang baru, maka mereka tidak akan dapat mengatasi tantangan apa pun yang mungkin ada.

Cara terbaik untuk mengetahui mengapa karyawan memilih untuk pergi adalah dengan mewawancarainya. Ketika hal tersebut dilakukan dengan benar, maka Exit Interview akan dapat membantu pimpinan perusahaan untuk memahami masalah terbesar pada tenaga kerjanya.

Struktur Exit Interview

Exit interview adalah diskusi untuk mendapatkan umpan balik dengan karyawan yang ingin pergi atau berhenti bekerja. Perusahaan mungkin perlu menyadari bahwa percakapan ini hanyalah sebuah kesempatan bagi para pekerja untuk mengatakan hal - hal negatif yang mereka alami atau yang ada di dalam perusahaan.

Meskipun benar bahwa karyawan tersebut mungkin akan memberikan kritik, mereka juga memungkinkan untuk memberikan kesempatan kepada untuk mempelajari apa yang sebenarnya yang dialami oleh karyawan tentang pengalaman kerja mereka.

Proses exit interview yang dirancang dengan baik tentu saja akan menghasilkan hasil yang berharga. Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu diingat oleh pimpinan perusahaan ketika melakukan proses Exit Interview, antara lain :

Timing (Waktu Interview Atau Wawancara)

Beberapa pimpinan perusahaan (HR) ingin melakukan wawancara pada saat seorang karyawan telah mengumumkan pengunduran diri mereka.

Sebuah cara alternatif untuk dipertimbangkan adalah menunggu tidak hanya sampai setelah karyawan pergi, akan tetapi bahkan memberi mereka waktu beberapa minggu untuk berpikir kembali tentang rencana mereka. Waktu dapat memungkinkan seorang karyawan untuk mendapatkan perspektif yang berguna bagi mereka.

Seorang karyawan mungkin akan kesal dengan perusahaan atau manajer mereka, tetapi setelah beberapa minggu, mereka mungkin dapat berbicara lebih terbuka tentang situasi yang mereka alami dengan pikiran yang tenang dan tanpa adanya rasa emosi.

Mereka mungkin tetap tidak merasa bahagia, tetapi kemungkinan bahwa mereka akan menawarkan umpan balik yang lebih baik adalah sebuah hasil positif bagi perusahaan.

Pilihlah Orang Yang Tepat Untuk Melakukan Exit Interview

Perlu sekali diingat, bahwa jika seorang karyawan memiliki masalah dengan supervisor mereka, maka kemungkinan karyawan tersebut akan mau berbagi wawasan secara terbuka dengan supervisor mereka tersebut selama proses wawancara berlangsung peluangnya sangat kecil atau bisa di katakan mustahil.

Filosofi yang sama juga berlaku untuk pimpinan departemen Sumber Daya Manusia (HRD). Karena HR sering dianggap sebagai penjaga referensi dari karyawan, maka hal ini bisa melarang pekerja untuk berbicara blak - blakan dan apa adanya.

Jika perusahaan sangat menginginkan agar karyawan tersebut mau memberikan umpan balik yang terbuka, jujur, dan tidak difilter, maka perusahaan bisa mempertimbangkan untuk melibatkan pihak ketiga yang netral untuk melakukan exit interview tersebut.

Melakukan Exit Interview dapat menjadi sebuah pengalaman yang berharga bagi setiap perusahaan, asalkan proses wawancara tersebut dilakukan untuk alasan yang benar.

Jika perusahaan hanya melakukan exit interview hanya untuk menentukan apakah karyawan berencana untuk menuntut perusahaan, maka perusahaan tidak mampu menggunakan sumber daya dengan bijak.

Topik Diskusi Selama Exit Interview

Tujuan dari perusahaan melakukan Exit Interview adalah untuk mendapatkan informasi tentang pengalaman dari seorang karyawan yang ingin berhenti atau pergi meninggalkan perusahaan. Umpan balik yang diterima nantinya, bisa sangat berharga untuk kepentingan perusahaan kedepannya.

Dan berikut ini adalah 3 topik penting untuk dibahas selama wawancara tersebut, yaitu :

1. Mengapa Karyawan Mulai Mencari Pekerjaan Baru

Hasrat dari seorang karyawan untuk meninggalkan perusahaan dapat mempengaruhi tanggapan mereka. Misalnya, seorang karyawan mungkin akan mengatakan bahwa mereka mengundurkan diri untuk mendapatkan lebih banyak uang, manfaat yang lebih baik, waktu kerja yang fleksibel, perjalanan ke tempat kerja lebih pendek (singkat), dan sebagainya.

Semua itu mungkin benar adanya, akan tetapi apa yang karyawan tidak beritahukan kepada Anda adalah katalis yang mempengaruhi mereka untuk mencari kesempatan baru di tempat yang lain.

Apa masalah yang terjadi yang menjadi penyebab dan memotivasi mereka untuk membaca iklan baris atau memasang resume mereka di website lowongan kerja ? Ini bisa saja adalah karena komentar dari Manajer mereka. Tujuannya adalah untuk mencari tahu apa yang menyebabkan karyawan tersebut untuk mulai mencari pekerjaan baru.

2. Bagian Terbaik (Dan Terburuk) Dari Pengalaman Kerja Mereka

Ada banyak sekali pertanyaan yang berpotensi keluar pada saat wawancara yang bisa menyentuh pengalaman pribadi karyawan tersebut. Satu hal yang perlu diingat adalah bahwa sangat penting untuk merencanakan waktu dengan bijak. Exit Interview bukanlah merupakan pengganti pertemuan satu-satu atau survei keterlibatan karyawan secara rutin.

Perusahaan harus menyelaraskan pertanyaannya dengan tujuan dari Exit Interview tersebut. Akhirnya, perusahaan harus dipersiapkan (dan bersedia) untuk mengatasi masalah yang mereka tanyakan. Tidak ada yang lebih buruk daripada meminta karyawan tersebut untuk memberikan umpan balik, daripada mengabaikannya.

3. Hubungan Masa Depan Karyawan Sebelumnya Dengan Perusahaan

Exit Interview biasanya berjalan satu arah di mana karyawan menyediakan organisasi dengan pikiran dan pendapat mereka. Tapi mungkin inilah hal yang perlu dirubah. Tidak setiap karyawan meninggalkan perusahaan karena mereka tidak puas dengan kebijakan perusahaan. Ada saat-saat ketika perusahaan perlu untuk membiarkan karyawan mengeksplorasi peluang baru atau mendapatkan keterampilan baru.

Seseorang terkadang perlu mengalami untuk bekerja pada perusahaan lain dan industri yang berbeda. Ini akan membantu mereka untuk terus tumbuh secara pribadi dan profesional.

Exit Interview yang baik tidak berarti perusahaan harus berbicara hanya kepada seorang karyawan yang akan pergi, tetapi perusahaan harus menginvestasikan energi dan memberikan kesan bahwa mereka ingin karyawan terus berkembang.

Mengambil Tindakan Setelah Exit Interview

Melakukan proses Exit interview yang efektif tentu saja membutuhkan waktu dan sumber daya. Hal terakhir yang harus dilakukan oleh pimpinan perusahaan setelah melakukan investasi semacam ini adalah mengajukan tanggapan kepada Manajemen. Setelah itu perusahaan harus meninjau (dan bertindak atas) hasil exit interview tersebut.

Dengan menggunakan informasi berharga yang mereka terima selama proses exit interview, maka perusahaan dapat melakukan perubahan yang positif di tempat kerja dan akan mengurangi retensi karyawan.

referensi : benefitsbridge.unitedconcordia.com

Dari MDIGregorio